Ajanhallinta haltuun – kolmen R:n tekniikalla selätät turhat aikasyöpöt

Meneekö sinunkin työaikasi kissavideoiden katseluun ja somessa pyörimiseen? Organisaatiopsykologi, yrittäjä ja vaikuttaja Jaakko Sahimaan kolmen R:n tekniikka auttaa hallitsemaan aikaa paremmin ja selättämään turhat aikasyöpöt.

Kaikilla meillä on käytettävissä 24 tuntia vuorokaudessa. Silti jotkut saavat siinä ajassa aikaiseksi vaikka mitä, mutta toisille se ei riitä edes perusasioiden hoitamiseen. Miten oppia käyttämään aikaansa tehokkaammin?

– Tehokas ajankäyttö perustuu kolmeen R:ään, eli rutiineihin, rytmitykseen ja reflektointiin, organisaatiopsykologi Jaakko Sahimaa linjaa.

Rutiinit pelastavat arjen

Toimivat rutiinit ovat kiireisessä arjessa kaiken tekemisen selkäranka ja tukipilari. Ne auttavat meitä säästämään aikaa ja toimimaan tehokkaasti.

– Rutiinit auttavat myös keskittymään itse tekemiseen suunnittelun ja sumplimisen sijaan, Sahimaa sanoo.

Esimerkiksi jokailtainen juoksulenkki tulee todennäköisemmin myös juostua, jos se on merkitty etukäteen kalenteriin. Jos lenkkeilyä alkaa pohtia vasta työpäivän jälkeen, se herkästi jää väliin.

– Sama pätee työn tekemiseen. Kannattaa pohtia, millaisia rutiineja on asettanut itselleen päivittäisellä, viikoittaisella ja kuukausittaisella tasolla – ja millä niitä pystyisi entisestään tehostamaan, Sahimaa haastaa.

Rytmitys lisää työtehoja – kolme näkökulmaa

Omaa työtään ja ajankäyttöään voi rytmittää kolmella eri tavalla. Ensimmäinen tapa on niin sanottu pulse and pause -tekniikka, eli aktiivisen tekemisen ja tauottamisen välinen rytmitys. Oli työpätkä sitten 25 minuuttia tai 55 minuuttia, tärkeintä on miettiä itselleen tehokkaan työskentelyn hetkiä ja väliin selkeitä tauon paikkoja.

– Kun teet työtä, teet pelkästään työtä. Kun olet tauolla, olet tauolla, Sahimaa linjaa.

Toinen rytmitystekniikka korostaa fokus-aikaa ja aivot narikkaan -aikaa. Fokus-aika tarkoittaa hetkiä, jolloin keskittyy vain yhteen asiaan kerrallaan. Aivot narikkaan -aika on tarkoitettu rutiinitehtäville ja sälälle.

– Monet suosittelevat ottamaan fokus-aikaa heti aamusta, jolloin hoitaa tehokkaasti päivän isoimmat ja tärkeimmät asiat pois alta. Hetki voi kuitenkin olla milloin tahansa itse on parhaimmillaan. Tärkeämpää on muistaa selkeä erottelu kahden ajan välillä.

Kolmas rytmitystekniikka koskee uuden opettelun ja rutiinien vuoropuhelua. Sahimaan mukaan omaan työhön on syytä sisällyttää riittävästi tekemistä, joka sisältää uuden opettelua. Nämä tehtävät motivoivat ja pitävät työn mielenkiinnon yllä.

– Ja toisaalta myös aikaa, jolloin tehdään vähemmän inspiroivia rutiinihommia.

Reflektointi tuo uusia oivalluksia

Milloin viimeksi olet pysähtynyt miettimään, mihin kaikkeen aikasi menee? Työn reflektointia kannattaa tehdä päivittäisellä tai ainakin viikoittaisella tasolla.

– Piirrä paperille ympyrä ja jaa se sektoreihin sen perusteella, mihin 24 tuntia vuorokaudestasi menee. Piirrä se viereen toinen ympyrä, joka kuvaa tavoitetilannettasi. Mihin toivoisit, että aikasi menisi ja miten toivoisit, että ajankäyttö jakautuisi ympyrään? Mitä asioita pitäisi muuttaa, että tavoitetilanne toteutuisi?

Yksi hyvä tapa nähdä konkreettisesti ajankäyttönsä tehokkuutta on listata viikon alussa asiat, jotka pitää tehdä, ja viikon lopuksi katsoa, mitä on saanut aikaiseksi.

– Päivän alkuun ja loppuun on myös hyvä ottaa viiden minuutin slotti. Aamulla sen voi käyttää orientoitumiseen ja priorisointiin. Iltapäivällä vietä viisi minuuttia päivän paketoimiseen. Mieti, mitä sait aikaiseksi ja mistä jatkat huomenna, Sahimaa sanoo.