Priorisointi on taitolaji – tee näin ja työtehosi kasvaa

Työpöytä tursuaa to do -listoja, kiireelliset pyynnöt kuormittavat ja tuntuu, ettei mihinkään pysty tarttumaan? Priorisointi on taito, jota voi opetella. Organisaatiopsykologi, yrittäjä ja vaikuttaja Jaakko Sahimaa paljastaa yhden hyödyllisen työkalun, joka siivittää parempiin priorisointitaitoihin saman tien.

Jokainen meistä on kipuillut työn priorisoinnin kanssa. Mitä tehdä, kun päivät täyttyvät kiireellisiin pyyntöihin vastaamisesta, vaikka työpöydällä seisoo kasoittain muita, tärkeämpiä hommia?

– Priorisoinnissa on kyse olennaiseen keskittymisestä. Jos olennaisen hahmottaminen tuntuu itsenäisesti haastavalta, kannattaa turvautua työn priorisointiin keskittyneisiin työkaluihin, organisaatiopsykologi, yrittäjä ja vaikuttaja Jaakko Sahimaa kertoo.

Eisenhowerin matriisi työkaluksi

Sahimaan mukaan yksi parhaista työkaluista oman työn priorisointiin on Eisenhowerin matriisi, joka on nimetty Yhdysvaltojen presidentin Dwight. D. Eisenhowerin mukaan.

– Eisenhowerin sanotaan todenneen, että harvoin se, mikä on kiireellistä, on tärkeää, ja harvoin se, mikä on tärkeää, on kiireellistä. Sanonnan pohjalta on luotu hyödyllinen matriisi, Sahimaa kertoo.

Eisenhowerin matriisi pohjautuu yksinkertaisuudessaan akselimalliin. Matriisin toisella akselilla on asioiden kiireellisyys ja toisella asioiden tärkeys.

Näiden pohjalta matriisi on helppo hahmottaa.

– Omat työtehtävät voi jaotella matriisissa siis neljään selkeään eri kategoriaan: tärkeät ja kiireelliset, tärkeät mutta ei-kiireelliset, kiireelliset mutta ei-tärkeät ja ei-kiireelliset ja ei-tärkeät, Sahimaa avaa.

Tehtävänantojen avulla selkeyttä tekemiseen

Kun omat työtehtävät on jaoteltu matriisin eri osa-alueille, annetaan jokaiselle neljälle kategorialle oma tehtävänanto, deletoi, delegoi, aikatauluta tai hoida heti.

– Esimerkiksi ei-kiireelliset ja ei-tärkeät-kategoriaan lajitellut tehtävät voi suoraan deletoida. Kiireelliset mutta ei-tärkeät tehtävät voi puolestaan delegoida. Tärkeät mutta ei-kiireelliset tehtävät voi aikatauluttaa myöhemmäksi ja tärkeät ja kiireelliset hoidetaan heti, Sahimaa linjaa.

Työtehtävien priorisointia on syytä oppia tekemään itsenäisesti, mutta myös esimerkiksi oman esihenkilön ja työkavereiden kanssa.