Office Assistant

Office Assistant

Location
Helsinki
Employment type
Fixed-term, Part-time
Deadline for applications
9/26/2022

Etsimme asiakasyrityksellemme innokasta asiakaspalveluhenkistä vastaanotto- ja toimistotyöläistä. Työsuhde on määräaikainen ja solmitaan Baronan kanssa elokuun 2023 loppuun saakka. Työaikasi on 60% eli kolme päivää viikossa. Työt alkavat sopimuksen mukaan syys-lokakuun aikana. Työskentelet toimistopalveluiden moniosaajana modernin toimiston sydämessä osana viiden hengen toimistotiimiä, joka on yksi yrityksen nopean reagoinnin ja kokonaisvaltaisten palvelujen tärkeä rakennuspilari. Työtonttisi sijaitsee Helsingin keskustassa metroaseman vieressä, hyvien kulkuyhteyksien päässä. Kuulostaako sinun paikaltasi? Mahtavaa, jatka lukemista!

Sinun roolisi

Tiimin yhteisiä työtehtäviä ovat muun muassa yrityksen vastaanottopalvelut ja kokoustarjoilut, sisäisissä palveluissa opastus, yrityksen yleinen puhelin ja asiakaspalvelusähköpostit, toimiston tarvikehankinnat, postista ja muista lähetyksistä huolehtiminen, sekä monet muut työyhteisön juoksevat asiat.

Tulet työskentelemään toimiston aulassa, missä tervehdit toimistolle saapuvia työntekijöitä sekä vastaanotat vierailijoita, sekä autat työyhteisömme jäseniä kaikenlaisissa vastaan tulevissa asioissa. Tämä työyhteisön yhteinen olohuone on työntekijöille tärkeä kohtaamispaikka, missä työntekijät viihtyvät työpäiviensä aikana ja tauoilla ja vaihtavat mielellään kuulumisia myös meidän toimistotiimiläisten kanssa. Viihdyt tässä roolissa jos nautit ihmisten kohtaamisesta ja auttamisesta.

Lisäksi tehtäviisi kuuluu muun muassa:

  • Tiimin yhteisen kalenterin päivitys ja hallinnointi yhdessä tiimin kanssa
  • Palaveritarjoilut ja kattaukset tapahtumiin
  • Kotoisan yhteisen keittiömme siisteydestä ja visuaalisuudesta huolehtiminen
  • Päivittäinen yhteydenpito yhteistyökumppanien kuten siivousfirmamme kanssa

Työvälineitäsi ovat yrityksen sisäiset viestimet, puhelin, sähköposti ja muita sähköisiä työkaluja. Tarjoamme kattavan perehdytyksen tehtäviin. Työskentelemme pääsääntöisesti arkisin toimistoaikoina. Mielenkiintoisen tehtävän lisäksi tarjoamme sinulle modernit työvälineet, lounasedun sekä paljon firman yhteisiä tapahtumia ja säännöllisiä tiimi-iltoja.

Tyypillinen työpäiväsi saattaa näyttää esimerkiksi tältä:

  • Aamulla tulet toimistolle ja laitat kahvit keittymään, laitat aulassa ja sen viereisessä kaikkien yhteisessä keittiössä paikat kuntoon päivää varten

  • Katsot tiimikalenterista aamun ensimmäisten palaverien kattaukset ja laitat ne valmiiksi

  • Osallistut muiden tiimiläisten kanssa dailyyn, meidän joka aamuiseen tiimipalaveriin missä jaetaan päivän tehtävät tiimiläisten kesken

  • Otat vastaan vieraita ja ohjeistat heidät eteenpäin toimistollamme

  • Päivän mittaan autat työntekijöitä heidän kysymysten kanssa. Osa henkilöistä tulee suoraan aulaan kysymään apua, osa pyytää apua firman viestintätyökalussa Slackissa

  • Teet toimistolle tilauksia esimerkiksi toimistotarvikkeista

  • Otat vastaan saapuvia lähetyksiä

  • Osallistut kahdesti viikossa pidettävää tiimipalaveriin, missä keskustellaan ajankohtaisista asioista ja tehdään päätöksiä muun muassa hankinnoista ja työtavoista.

  • Valmistelet firman tiloissa pidettävää tiimipäivää illaksi

Työtehtäviä tehdään yhdessä mukavien tiimikavereiden kanssa työyhteisössä, jossa puhalletaan yhteen hiileen sekä kannustetaan toisia. Tiimillä on joka aamu lyhyt tiimipalaveri ja kaksi pidempää tiimipalaveria viikossa. Töitä tehdään tosissaan, mutta aina pieni pilke silmäkulmassa.

Odotamme sinulta

Etsimme tiimiin toimistoassistenttia, joka liikkuu luontevasti niin pääkonttorimme sisäänkäynnistä kuin lastauslaiturin nosto-ovesta. Oma- aloitteinen työote ja tilannetaju ovat tässä tehtävässä kultaakin kalliimpia.

Lisäksi sinulta löytyy seuraavat taidot:

  • Sinulla pysyy monta lankaa samaan aikaan käsissä
  • Osaat priorisoida työtehtäviä ja omaat hyvät organisointitaidot
  • Sinulla on kyky tehdä päätöksiä esimerkiksi koskien tilauksia, palaverien järjestelyjä, sekä työtapoja yhdessä tiimin kanssa
  • Sinulla on hyvät vuorovaikutustaidot ja hyvät palautteen anto- ja vastaanottokyky: teemme tiiviisti töitä tiiminä ja kehitymme jatkuvasti yksilöinä ja tiiminä
  • Viestit sujuvasti suomeksi ja englanniksi puhuen ja kirjoittaen

Hakeminen

Jos haluat olla tekemässä kodikkaan toimistomme sydämestä vieläkin kodikkaamman paikan, ja haluat olla tarjoamassa laadukkaita palveluita toimiston käyttäjille, laita hakemuksesi jo tänään! Käsittelemme hakemuksia jo hakuaikana.

Share

For more information, contact