Hiljainen tieto on työyhteisöjen kantava voima myös etätyön aikakaudella

”Me ihmiset tiedämme enemmän kuin ääneen osaamme lausua.” 
– Michael Polanyi

Normaalioloissa jaamme jatkuvasti työpaikalla tietoa toisillemme tavoilla, joihin emme ole välttämättä osanneet edes aktiivisesti kiinnittää huomiota. Niin sanotun hiljaisen tiedon olemassaolo onkin pelastanut monia tilanteita ja perehdytysprosesseja etenkin asiantuntijaorganisaatioissa. Etätöiden lisääntyminen räjähdysmäisesti ja arjen vuorovaikutuksen väheneminen on kuitenkin tuonut merkittäviä haasteita hiljaisen tiedon jakamiseen. 

Miten voisimme paremmin oppia jakamaan osaamiseen ja asiantuntijuuteen liittyvää hiljaista tietoa myös etänä?

Onko etätyöaika tuhonnut hiljaisen tiedon? 

Alussa mainitsemani filosofi Polanyin toteamus herätteli minut vuonna 2016 kirjoittamaan työnohjaajaopintojen lopputyöni hiljaisen tiedon käsitteestä. Nyt aihe on ajankohtaisempi kuin koskaan. 

Etätöiden mukanaan tuomien haasteiden lisäksi vaikeuksia tarttua aiheeseen lisää se tosiseikka, että hiljainen tieto käsitteenä on epäselvä ja vaikeasti avattava. Siitä ei myöskään ole olemassa yksiselitteisiä ja täsmällisiä määritelmiä. Siksi hiljaisen tiedon jakamista on hankalaa tuoda osaksi vaikkapa perehdytyskäytäntöjä.

Hiljaisen tiedon sanotaan olevan niin hiljaista, ettei edes tiedon omistaja ole siitä välttämättä itse tietoinen. Hiljainen tieto kehittyy ihmisten kokemusten, koulutuksen ja työn myötä. Siksi se on myös alati muuttuvaa ja henkilökohtaista, ja pitää faktojen lisäksi sisällään henkilökohtaisia ominaisuuksia, arvoja, arvostuksia, kokemuksia ja tuntemuksia. 

Subjektiivisuus ja intuitiivisuus tekevät hiljaisen tiedon johdonmukaisesta kommunikoimisesta vaikeaa. Hiljainen tieto myös kumuloituu jatkuvasti, sillä se perustuu kokemuksiin ja kasvaa niistä. Etätyöaikana yhteiset keskusteluhetket ovat olleet ajallisesti rajattuja. Tämän lisäksi etäisyys ja samassa tilassa olemisen puute on tehnyt hiljaisen tiedon luontevasta jakamisesta haastavaa.

Hiljainen tieto – liian mystistä sanoitettavaksi?

Hiljaisen tiedon vastakohta on eksplisiittinen tieto. Se voidaan prosessoida, tallentaa ja jakaa suhteellisen helposti, ja siitä on huomattavasti helpompi myös viestiä. Lähes jokaisella organisaatiolla onkin olemassa ainakin jonkinlaiset rakenteet, kanavat ja toteutustavat eksplisiittisen tiedon käsittelyyn myös etänä työskennellessä.

Mutta kuinka monessa organisaatiossa on kiinnitetty huomiota hiljaisen tiedon jakamisen keinoihin etätyöaikana?

Löytyykö tämän päivän työelämästä yhteisiä levähdyshetkiä, joissa on aikaa kysellä, tutkia ja jakaa hiljaista tietoa? Myös hiljainen tieto on mahdollista tehdä näkyväksi, mutta se vaatii epämuodollisia vuorovaikutustilanteita, kehittämispyrkimystä koko organisaation tasolla, avoimuutta sekä työntekijöiden ja organisaation halua oppia toisiltaan. 

Hiljaisen tiedon siirtämiseksi tarvitaan vuorovaikutustilanteita, yhteistyötä sekä kokemusten jakamista. Miten tämä voidaan etätöissä toteuttaa käytännössä?

Suunnittele tietoisesti, tee näkyväksi

Väylä hiljaisen tiedon välittämiseen etäaikana on tietoisen suunnitelman laatiminen hiljaisen tiedon keräämisen sekä näkyväksi tekemisen osalta. Yksilön ja työyhteisön näkökulmasta jo se, että ollaan aidosti kiinnostuneita jokaisen työntekijän osaamisesta, auttaa paljon. Vaikka ihminen itse ei ehkä aina osaa kertoa tai edes tiedostaa omaa osaamistaan, voivat työkaverit sekä esihenkilöt tukea oman osaamisen sanoittamisessa. Siksi onkin tärkeää kertoa havaintoja toisten osaamisesta, antaa palautetta, kysyä ja kuunnella. 

Esihenkilöillä on merkittävä rooli yksilöiden tukemisessa siinä, miten tietoa jaetaan sekä siirretään. Esihenkilöt voivat vaikuttaa omalla toiminnallaan siihen, miten vastaanottavaisia tai halukkaita yksilöt ovat tiedon jakamiseen. Mikäli liian moni kokee, että heidän osaamistaan ei arvosteta tai tunnisteta, ei tiedon jakamiselle ole olemassa parhaita mahdollisia lähtökohtia. 

Työpareina työskentely on erinomainen väylä avoimempaan kommunikaatioon. Se avaa arjessa ovia toisen tapaan tehdä töitä sekä hiljaiseen tietoon. Tähän perustuu myös käsityöammateissa mestari ja kisälli -oppiminen. 

Etäaikana työnantajan kannattaakin säännöllisin väliajoin tarkastaa, ovatko työntekijät muistaneet vaalia myös yhdessä tekemistä ja arjen jakamista.

Myös lähtöhaastattelut eli niin sanotut exit-keskustelut ovat hyvä hetki kerätä tietoa, joka muuten voi kadota työpaikalta työntekijän irtisanoutuessa. Ideaalitilanteessa työntekijän osaaminen ja tieto olisi tehty näkyväksi ja sanoitettu jo ennen lähtöhaastattelua.

Rakenteet hiljaisen tiedon jakamisen tukena

Hiljaisen tiedon jakamista tukevat rakenteet ovat tärkeä voimavara sekä organisaation, työyhteisön että yksilön näkökulmasta. Työnkierto, perehdytysprosessit, eri alojen asiantuntijoiden yhteiset työpäivät, tiimityöskentely, työntutkiminen, työnohjaus, oppivan organisaation menetelmät, mentorointi… keinoja hiljaisen tiedon näkyväksi saattamiseen on monia. 

Suuri osa hiljaisen tiedon näkyväksi saattamisen keinoista on toteutettavissa myös etätyössä. Yksilön kannalta jo pelkkä tieto tai tunne siitä, että omaa osaamista arvostetaan, on merkityksellistä. Nähdyksi ja kuulluksi tulemisella on ihmeitä tekevä voima myös työelämässä. Parhaimmillaan arvostetuksi itsensä kokeva ihminen jakaakin osaamistaan myös muille, jopa täysin huomaamattaan.