Maksatko liikaa logistiikasta? Poimi vinkkimme kustannusten hallintaan

Tuntuuko joskus, että logistiikka on yrityksellenne vain kustannuserä ja ydinliiketoiminnan jarru? Elinkeinoelämän keskusliiton tilastojen mukaan suomalaisyritysten liikevaihdosta jopa 14 % menee logistiikan kustannuksiin, ja määrä on kasvussa. Oli oman yrityksenne lukema enemmän tai vähemmän, sitä voi käyttää kannustimena logistiikan kustannusten ja tehokkuuden optimoinnin vaihtoehtojen tutkimiseen.

Logistiikan erilaiset ratkaisut voivat parantaa merkittävästi yrityksen kilpailukykyä ja joustavuutta. Viime vuodet ovat olleet radikaali esimerkki siitä, kuinka liiketoimintaa voi joutua sopeuttamaan joskus nopeastikin. Tilanteet ja markkina muuttuvat jatkuvasti, eikä siihen tarvita koronan kaltaista pandemiaa. Myös pienemmät muutokset tuovat tarvetta joustolle. Siksi on tärkeää, että toiminnot ja kulut joustavat samaan tahtiin. Logistiikan ulkoistaminen on osuva keino jouston lisäämiseen.

Logistiikan ulkoistamisen tavoite on löytää yritykselle luotettava kumppani, jonka tehtävä on pitää huolta tavaroiden sujuvan liikkumisen lisäksi myös logistiikan kustannusten pitämisestä aisoissa.

Hinnat kuntoon ulkoistamisen koejaksolla ja suoritehinnoittelulla

Onnistuneen ulkoistamisen taustalla on aina hinnoittelu, joka on reilu kummallekin osapuolelle ja perustuu yhdessä sovittuihin ja havaittuihin asioihin. Mitä enemmän tietoa hinnoittelun pohjaksi on käytössä, sitä tarkoituksenmukaisemmaksi palvelu voidaan hinnoitella.

Ulkoistaminen kannattaa aloittaa koejaksolla, jonka aikana havainnoidaan nykyistä toimintatapaa ja analysoidaan tarpeita. Sopivan mittainen jakso on yleensä kolme kuukautta.

Koejakson aikana käytännön työn kautta selviää asiakkaan tarpeista nekin, joiden merkitystä tai tärkeyttä ei ehkä etukäteen huomattu tuoda esiin. Jakson päätteeksi kaikki sen aikana saatu tieto puretaan läpinäkyvästi ja analysoidaan asiakkaan ja kumppanin kanssa yhdessä. Näin saadaan luotua yhteinen perusta tulevalle kumppanuudelle.

Tiedon perusteella ulkoistus voidaan hinnoitella suoritepohjaiseksi. Se tarkoittaa, että jokaiselle tehtävälle lasketaan yksikköhinta, joka sisältää kaikki tehtävän tekemisessä tarvittavat työvaiheet. Laskutettava, kiinteä summa syntyy tehtävien toistojen määrästä.

Suoritehinnoittelussa hinnan sisään voidaan laskea esimerkiksi esimiestyöt, perehdytykset ja käytettävän työehtosopimuksen mukaiset lisät, jolloin laskutuksessa vältytään odottamattomilta yllätyksiltä. Tehokkuudesta ja työn laadusta vastaa kumppani, eikä asiakkaan tarvitse miettiä, millä resursseilla työt tulee tehdyksi.

Hyvä kumppani määrittelee hinnoittelun perusteena olevat suoritteet täysin asiakkaan tarpeiden lähtökohdista ja raportoi ne luotettavasti ja tarkasti tavalla, joka palvelee asiakasta eniten.

Kun työn johtamisen ja resursoinnin vastuu on ulkoistettu logistiikkakumppanille, logistiikan kustannuksista tulee aidosti läpinäkyviä ja selkeästi seurattavia. Asiakkaan ei budjetoinnissaan tarvitse huomioida esimerkiksi henkilöstömäärää, rekrytointeja, perehdytyksiä, sairaspoissaoloja tai loma-ajoista syntyviä kuluja. Logistiikan ulkoistaessasi annat vain arvion tulevista työmääristä logistiikkakumppanillesi, joka sopeuttaa oman toimintansa tarpeidesi mukaiseksi.

Logistiikkakumppanuuden ja ulkoistamisen ytimessä data ja raportointi

Hinnoittelun lisäksi logistiikan ulkoistamisen kustannusten hallinnassa tärkeää on raportointi. Yhteistyön jatkuessa työn tarkka seuranta ja ajantasainen raportointi on sekä asiakkaalle että logistiikkaa hoitavalle yritykselle oivallinen keino pysyä selvillä prosesseista ja niiden tehokkuudesta.

Yritysten erilaiset tietojärjestelmät voivat asettaa rajoituksia sille, kuinka usein tieto päivittyy, mutta tavoitteeksi kannattaa asettaa reaaliaikaisuus. Silloin mahdolliset virheet tai epäkohdat on helppo huomata nopeasti ja korjaaviin toimiin voidaan ryhtyä välittömästi ja toiminta on sujuvaa.

Hyvä raportointi on läpinäkyvää ja täsmällistä ja siinä on huolellisesti määritellyt KPI-mittarit. Kehitystyössä KPI-mittareiden avulla pystytään lyhyessäkin ajassa näkemään tehtyjen toimenpiteiden vaikutukset työn tuloksiin, ja ne ovat käyttökelpoinen tarkkailun työkalu niin hienosäätöön kuin isompaan reivaamiseen.

Logistiikkakumppanuuden onnistumiseen vaikuttavat monet seikat ja valinta kannattaakin tehdä huolella. Erityisesti kumppania kannattaa haastaa hinnoittelusta ja raportoinnista. Luotettavat logistiikkayritykset ovat valmiita avaamaan prosessinsa perusteellisesti ja pystyvät vastaamaan kaikkiin asiakasta huolettaviin kysymyksiin. Se varmistaa myös yhteistyön toimimisen arjessa.

Lue lisää logistiikan ulkoistamisesta >

Kiinnostaako logistiikan ulkoistaminen? Lue myös nämä:

• Tehot hyytyvät, kun volyymit vaihtelevat? Logistiikka on aika ulkoistaa
• Logistiikan riskit ja ongelmat – voiko niitä ulkoistaa?
• Logistiikkapäällikkö – ulkoistamalla vapautat aikaa rutiineista kehittämiseen
• Baronan palvelut: Logistiikan ulkoistaminen ja varastopalvelut