Etäperehdytys – Ota talteen 10 vinkkiä ja onnistu

Työsopimus on allekirjoitettu ja uuden työntekijän ensimmäinen työpäivä tekee tuloaan. Vauhtiin pitäisi päästä mahdollisimman nopeasti ja tehokkaasti. Toimisto kaikuu kuitenkin tyhjyyttään etätöihin siirtyneistä yrityksen asiantuntijoista. Miten perehdytys etänä onnistuu?

Yrityksen jo olemassa olevalla perehdytysohjelmalla pääsee mainiosti alkuun, mutta etäperehdytyksen erityispiirteet kannattaa huomioida. Etäperehdytyksessä yhteisöllisyyden rakentaminen vaatii merkittävästi enemmän töitä ja tiedonvälitys tarkkuutta.  Onnistuneen perehdytyksen avulla uusi työntekijä saa innostavan ja vauhdikkaan alun työuralleen, pääsee nopeasti osaksi työyhteisöä, sitoutuu ja pääsee heti kiinni työhön. Nyt ei kannata fuskata ­– tee perehdytysvalmistelut huolella jo ennen h-hetkeä!

1. Työvälineet valmiiksi

Työvälineiden toimituksesta kannattaa sopia IT-vastaavan kanssa jo hyvissä ajoin. Tietokoneen, puhelimen ja etäyhteyksien käyttöönotto on ensimmäisen päivän yksi tärkein ja usein yllättävän aikaa vieväkin tehtävä. Vaikka kaikki tuntuu mietityltä, tietotekniikka ja yhteydet saattavat tuoda omat yllätyksensä. On tärkeää, että perehdyttäjällä sekä uudella työntekijällä on tieto keneltä saa apua tietoteknisiin ongelmiin, jos omat taidot eivät riitä. Mikään ei ole turhauttavampaa kuin jos perehdytyspäivä sulaa yhteysongelmiin ja käyttöoikeuksien pyyntöihin.

2. Tiedota uudesta tiimiläisestä kollegoille

Aloittavalla työntekijällä tulisi olla vastuuperehdyttäjän yhteystiedot jo ennen ensimmäistä työpäivää ja lupa ottaa yhteyttä, kun tulee kysyttävää. Vaikka yrityksen perehdytyksen ja tiimittymisen pohjana olisikin ’koko kylä kasvattaa’ -mentaliteetti, perehdytyksessä tarvitaan yksi vastuuhenkilö.

Muista myös tiedottaa uudesta työntekijästä ajoissa ja kattavasti koko organisaatioon ja varsinkin lähitiimille. Uudesta tulokkaasta on varmasti mukavaa, jos tulevilta työkavereilta tulvii tervetuloa-viestejä LinkedIn:ssä jopa jo ennen ensimmäistä työpäivää.

3. Muista ensivaikutelma

Kiinnitä huomiota ennen kaikkea siihen kuuluisaan ensivaikutelmaan! Ensimmäinen päivä on kaikki kaikessa. Jos uudelle aloittavalle tulee tunne, että kaikki on vähän sinne päin, epämääräistä ja suunnittelematonta, on varmaa, että kokemuksen korjaamiseen menee hetki.

Jokainen työnantaja varmasti toivoo, että uusi työntekijä lopettaa ensimmäisen työpäivänsä ja viikkonsa uudesta innostuneena, tyytyväisenä päätökseensä aloittaa työnsä juuri tässä työpaikassa ja tässä tiimissä. Yrityksen toiminnan ammattimaisuus tulee näkyä myös perehdytyksessä.

4. Aseta tavoitteet ja aikataulu

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. On sitten kyseessä perinteinen tai etäperehdytys, huolehdi, että perehdytyksellä on selkeä suunnitelma ja etenemisaikataulu. Perehdytyspäivän tarkan agendan avulla saat myös varmuuden siitä, että päivän sisältö ei ole liian uuvuttava eikä yhteen jaksoon sisälly liikaa sisäistettävää. Keskittyminen ei saa herpaantua tietotulvan alle.

5. Tee lista tärkeistä yhteyshenkilöistä

Etätyöskentelyssä korostuu yrityksen organisaation henkilöstötietouden nopea haltuunotto. Kysymysten huikkaaminen sermin taakse ei tuota tulosta, vaan tietoa täytyy hakea kauempaa ja hiukan työläämmin. Selkeä organisaatiokaavio työntekijöiden yhteystiedoin on uudelle työntekijälle tärkeä työväline ja näin ollen etäperehdytyksen ensimmäisen päivän yksi tärkeimmistä läpikäytävistä asioista.

Kun uudella työntekijällä on tunne, että apu on käden ulottuvilla ja mahdollinen puuttuva tieto yhden pyynnön ja kysymyksen päässä, olet onnistunut.

6. Pidä oppitunnit lyhyenä ja ytimekkäänä

Älä sorru pitkiin luentoihin tai erehdy jaaritteluun. Etäyhteyksillä vuorovaikutus on haastavampaa ja huomio herpaantuu helpommin kuin samassa tilassa ollessa. Etäperehdytys vaatii erityistä tarkkaavaisuutta ja kuuntelutaitoa – niin perehdyttäjältä kuin uudelta työntekijältäkin. Näin ollen varmistuaksesi opin perille menosta, perehdytyssessiot kannattaa pitää lyhyinä, mutta tehokkaina. Tauon jälkeen on hyvä taas jatkaa.

7. Jatkuva ja säännöllinen yhteydenpito

Nyt ei ole perehdyttäjän syytä pelätä, että sortuu mikromanageeraukseen. Säännöllinen ja tiheä yhteydenpito on välittämistä. Etäperehdytyksen ensimmäisillä viikoilla yhteydenpidon osalta enempi on parempi.

8. Mittaa oppimista

Mikäli näköpiirissä on useampienkin uusien työntekijöiden aloitus ja tulevaisuudessa etäperehdytyksestä tulee pikemminkin sääntö kuin poikkeus, perehdytysmateriaali kannattaa viedä virtuaaliseen oppimisympäristöön.

Digitaalisen oppimisympäristöjen kiistaton etu on se, että perehdytys on tasalaatuista, materiaalin läpikäynnistä jää jälki ja oppimateriaaliin on helppo palata myös myöhemmin. Ohjeet ja säännöt ovat kaikille samanlaiset ja perustieto on yksissä kansissa ja helposti käden ulottuvilla. Lisäksi pienet tentit osioiden jälkeen mittaavat tehokkaasti opittua. Verkko-opiskelu mahdollistaa oppimisen omalla tahdilla, oman aikataulun mukaan ja työntekijälle itselleen sopivassa paikassa.

Jos eLearning-oppimisympäristöä ei vielä ole käytössä, jokaisen perehdytysosion jälkeen on hyvä tarkistaa, onko jäänyt mieleen ja tuleeko kysyttävää – kysyen ja kuunnellen, avoimen keskustelun avulla.

9. Pyydä palautetta

Muista pyytää palautetta. Älä tyydy lyhyihin vastauksiin ja kiitoksiin, vaan houkuttele työntekijä kertomaan syvällisemmin kokemuksistaan ja arvioimaan mistä haluaa vielä lisätietoja ja minkä tehtävien hoidossa lisätukea.

Palaute on paras mittari perehdytyksen onnistumisen arvioinnissa. Työsuhteen alussa pidetyt muutamat päivät tai viikot eivät kuitenkaan ole koko juttu. Perehdytys on parhaimmillaan pidemmän aikavälin prosessi, joka sisältää myöhemmin aiemmin opitun kertausta ja läpikäydyn tiedon syventämistä sekä uusia asioita.

10. Etäkahvihetki yhdessä

Ei pelkkää työtä! Perehdytyksen yksi tärkeimmistä tavoitteista on sitouttaa työntekijä yritykseen ja vahvistaa yhteenkuuluvuuden tunnetta. Etäyhteyksin tutustuminen vie hiukan pidempään, mutta mahdollisuuksia on monia saada työntekijä tuntemaan itsensä tervetulleeksi ja osaksi tiimiä!

Työn oheen pitää keksiä vähän hupiakin. Miten olisi yhteinen etäkahvihetki, taukojumppa tai yhteinen lounas kollegoiden kanssa Microsoft Teamsin välityksellä paikasta riippumatta. Pieni tauko, jolloin bondataan ja puhutaan muuta kuin työstä. Kun työkaverit tulevat tutuksi muillakin tasoilla, yhteen hiileen puhaltamisen meininki on taattu tiukoissakin tilanteissa.

Hyvin se menee! Etänä, virtuaalivieretystenkin. Etäperehdytys on tiedon välittämisen ja oppimisen lisäksi upotus yrityskulttuuriin sekä innostuksen ja välittämisen tunteen tartuttamista välimatkan takaa. Perimmäiset tavoitteet perehdytykselle ovat aivan samat kuin lähiperehdytyksessäkin. Ja muista, ilman näköyhteyttäkin, hymyn ja innon kuulee äänestä!