Uuden työntekijän perehdytys – Asiantuntijan vinkit

Vaikka rekrytoitu henkilö olisi lähtökohtaisesti kuinka taitava tahansa, kunnollinen perehdytys työn alkuvaiheessa on välttämättömyys, jotta uusi tekijä pääsee kiinni tehtäviinsä ja työyhteisön käytäntöihin. Jokaisella on oikeus saada perehdytystä.

On luonnollista, että ensiaskeleet uudessa työssä jännittävät jopa vähän kokeneempaakin tyyppiä. Ympärillä on lauma uusia ihmisiä, joihin täytyy tutustua ja tilanteita, joihin ei vielä ole syntynyt rutiinia. Työssä käytetyt termitkin voivat olla alkuvaiheessa melkoista hepreaa, varsinkin jos työnsä aloittavalle ei ole vielä ennättänyt kertyä kovinkaan monta mailia työelämässä tai tämä on esimerkiksi vaihtanut alaa.

Perehdytystä ei ole kuitenkaan tarkoitettu ainoastaan niille työntekijöille, jotka ovat työuransa alussa. Alan konkarit ovat yhtä lailla uuden äärellä astellessaan uuteen työpaikkaan, jossa käytössä on mahdollisesti uusia alustoja ja ohjelmistoja ja jossa asioiden hoitaminen tapahtuu eri tavalla kuin mihin edellisessä työpaikassa on totuttu.

Valmennuksesta varmuutta uuteen työhön

Kaikilla aloilla työskentely ei edellytä tutkintoa tai pitkää työkokemusta, vaan työ tarjoaa mahdollisuuden oppimiseen ja kehittymiseen ammattilaiseksi. Työssä tapahtuva perehdytys sujuu jouhevammin, jos työntekijällä on edes hieman pohjaa, jonka päälle rakentaa.

Baronan Koutsien valmennuspäällikkönä toimiva Juha Mikkola muistaa ensimmäisen työpaikkansa, jonne hänet suurin piirtein heitettiin sisään. Mikkolalle on tähän päivään mennessä ennättänyt kertyä pitkä kokemus hotelli- ja ravintola-alalta, mutta hän muistelee tarjoilleensa ensimmäiset viinilasillisensa aikoinaan kädet täristen.

Koutsit-valmentajaverkoston tavoitteena on auttaa uuden työn äärellä olevia pääsemään kunnolla työhön kiinni. Esimerkiksi ravintola-alalla aloittaville nuorille työtekijöille Koutseilla on tarjolla parin päivän mittainen Raflateam-valmennus.

– Raflateamiin osallistuminen ei edellytä aiempaa kokemusta ravintola-alalta. Valmennus on eräänlainen ”safe space”, jossa voi kysyä yleisimpiä alan kysymyksiä ja jossa harjoitellaan ravintola-alan työtehtäviä käytännössä, Mikkola kertoo Koutsien ratkaisuista.

Ennakkomateriaalista apua ennen ensimmäistä työvuoroa

Baronan Koutsit suosittelevat, että kokeneempaakin työntekijää perehdytettäisiin työhönsä mahdollisuuksien mukaan jo etukäteen, jotta työhön tulijalle muodostuisi jo etukäteen jonkinlainen käsitys siitä, millaisia asioita työn kannalta tulee tietää.

– Ennakkoperehdytys voi tapahtua esimerkiksi itsenäisesti selailtavan materiaalin avulla. Nykytekniikka mahdollistaa sen, että työn kannalta tärkeistä asioista ja paikoista voidaan ottaa esimerkiksi valokuvia ja hyödyntää niitä osana digitaalista ennakkoperehdytystä, Juha Mikkola huomauttaa.

Rekrytoinnin tehnyt henkilö voi toimia uuden työntekijän tukena ja tarjota tälle vinkkejä työn aloittamista varten. Tuoretta työntekijää voi kehottaa hyppäämään työpaikan maailmaan jo ennen ensimmäistä työvuoroa selailemalla esimerkiksi yrityksen nettisivuja, jonne tietoa on kerätty.

Myös työyhteisöä on tärkeää valmistella uuden työntekijän tuloon kertomalla, millainen henkilö taloon on palkattu ja missä tehtävissä hän aloittaa. Uuden tulijan myötä vakiintuneen tiimin dynamiikka voi mennä hetkellisesti sekaisin tai ainakin altistuu muutokselle. Tärkeää on silti luoda uudelle työntekijälle tunne siitä, että tämä on tervetullut ja häntä ollaan valmiita auttamaan työnsä alkuun.

Kiire – perehdyttäjän pahin painajainen!

Vaikka työpaikan arki olisikin hektistä ja jokaisella stressi omien tehtäviensä hoitamisesta, vastuu perehdyttämisestä on aina työnantajalla. On hyvä muistaa, että vaikka työyhteisön käytännöt saattavat tuntua vakiintuneesta henkilöstöstä itsestäänselvyyksiltä, eivät ne luultavasti avaudu tulokkaalle ilman ohjausta.

– Esihenkilö saattaa miettiä, mistä kiireen keskellä löytyisi aikaa perehdytykselle. Vaikka uusi työntekijä voi hidastaa perehdytystä antavan omia töitä, pitäisi perehdytys nähdä aivan yhtä tärkeänä työtehtävänä kuin muutkin työt, Juha Mikkola muistuttaa.

Mikkola on ollut mukana kehittämässä ja pelillistämässä Koutsien koulutuksia, joilla työhön tulijoita voidaan auttaa perehtymään työhönsä paremmin. Vaikka itsenäisesti läpikäytävä materiaali olisikin hyvin suunniteltua, työnsä aloittava henkilö tarvitsee alkuvaiheessa rinnalleen kokeneemman henkilön, johon tukeutua tarpeen vaatiessa.

Ajan säästämisen kannalta kannattaa miettiä myös sitä, voisiko useamman samaan aikaan aloittaneen työntekijän perehdyttää samalla kertaa. Yhteisperehdytys tarjoaa vertaistukea ja toisen tulokkaan esittämä kysymys on voinut olla molempien mielen päällä.

Voisiko perehdytysvastuun jakaa?

Kokeneella työntekijällä on varmasti paljon osaamista jaettavanaan, mutta tämä saattaa huomaamattaan käyttää ammattislangia, eikä tulokas uskalla kysyä asioihin tarkennusta. Mitä jos perehdyttäjänä toimisikin viimeisimpänä työhön tullut henkilö, jolla aloitusvaiheen asiat ovat tuoreessa muistissa ja joka osaisi eläytyä tulokkaan asemaan?

– Kannattaa miettiä, onko perehdyttäjän pakko olla aina sama henkilö vai voisiko roolia jakaa useammalle työyhteisön jäsenelle. Varsinkin työyhteisöissä, joissa arki vaatii useamman tiimin välistä yhteistyötä ja työn kannalta keskeisiä vastuita on jaettu näiden välille, voisi olla hyödyllistä päästä perehtymään työn sisältöihin hieman eri tekijöiden näkökulmasta, Juha Mikkola summaa.

Perehdyttämisvastuun jakaminen voi olla tapa hitsata tiimiä yhtenäisemmäksi ja toimii samalla luottamuksen ja arvostuksen osoituksena työyhteisön jäseniä kohtaan. Koutsit tarjoavat yrityksille räätälöityjä perehdytyskoulutuksia, joilla pyritään paitsi lisäämään henkilöstön perehdytysvalmiuksia, myös varmistamaan perehdytykselle tietty taso.