Rekrytoinnin kustannukset: miksei itse tekeminen ole aina edullisin vaihtoehto?

Kun uusi työntekijä tarvitaan nopeasti, rekrytointiprosessin tehokkuus vaikuttaa suoraan liiketoiminnan tuottavuuteen. Moni organisaatio ajattelee säästävänsä, kun rekrytointi hoidetaan omatoimisesti ilman ulkoista kumppania. Todelliset rekrytoinnin kustannukset saattavat kuitenkin yllättää, kun huomioidaan menetetty tuottavuus ja sisäisten resurssien käyttö.

Mitkä tekijät vaikuttavat rekrytoinnin kustannuksiin?

Rekrytointiprosessin välivaiheet

Siitä ei pääse yli eikä ympäri: hyvin hoidettu rekrytointiprosessi vaatii aikaa. Pelkkä prosessin hoitaminen minimiedellytyksin vaatii rekrytointiin osallistuvilta henkilöiltä arviolta näin paljon aikaa:

• Työpaikkailmoituksen luominen (valmistelu ja julkaiseminen): 3 tuntia
• Hakemusten seulonta: 25 tuntia (100 hakemuksen läpikäynti ja karsinta, keskim. 15 minuuttia per hakemus)
• Haastattelut ja hallinnolliset tehtävät: 30 tuntia (10 kandidaattia)
• Yhteensä: 58 tuntia

Jos laskemme työlle tuntihinnaksi 40 euroa (keskituntipalkka + sivukulut), koko prosessin hinnaksi tulee 2320 euroa.

Mitä korkeampiin rooleihin organisaatiossa siirrytään, sitä suuremmaksi prosessia edistävien esihenkilöiden palkat nousevat. Tämä korreloituu suoraan rekrytoinnin kustannuksiin.

Prosessin kokonaiskesto

Yksi keskeisimmistä rekrytoinnin kustannuksia kasvattavista tekijöistä on rekrytointiprosessin kesto. Mikäli tehtävän täyttäminen kestää kauan, yritykseltä jää arvokas työpanos hyödyntämättä. Tämä näkyy suoraan alhaisempana tuottavuutena.

Kun rekrytointi hoidetaan talon sisäisesti, sen kesto venähtää väkisinkin. Rekrytointi joudutaan useimmiten hoitamaan muiden työtehtävien ohessa, eikä sille voida siksi pyhittää paljoa työaikaa. Työhaastatteluiden aikatauluttaminen on myös usein haastavaa. Tämä korostuu etenkin, jos haastatteluihin osallistuu useampi henkilö.

Rekrytointikumppani hoitaa rekrytointiprosessin keskimäärin nopeammin kuin mitä prosessiin menisi itse hoidettuna. Tätä edesauttavat valmiit verkostot, olemassa olevat osaajapoolit ja hiotut prosessit. Lisäksi kumppanin käytössä olevat rekrytointijärjestelmät tehostavat hakemusten käsittelyä.

Alla on laskelmat sille, kuinka paljon rekrytointiprosessin kesto vaikuttaa suoraan menetettyyn tuottavuuteen. Laskelmissa on käytetty oletuksena, että tuottavuus on 300 euroa päivässä.

Tilanne 1: Rekrytointi tehdään itse
Aikaa kuluu keskimäärin 45 päivää. Kun menetetty tuottavuus lasketaan 300 euron päivähinnalla, kertyy kokonaismenetykseksi 13 500 €.

Tilanne 2: Käytetään henkilöstöpalvelukumppania
Tehtävä täytetään 21 päivässä, jolloin tuottavuusmenetys jää 6 300 euroon.

Ero näiden välillä on merkittävä: 7 200 euroa. Tämä summa voidaan siis säästää pelkästään nopeamman rekrytointiprosessin ansiosta.

Virherekrytoinnit

Kun katsoo rekrytointiprosessin vaatimaa aikaa ja sen tuottamia kustannuksia, tulee heti mieleen ajankäytön minimointi. Tarvitseeko minun käydä läpi kaikki hakemukset? Voisiko haastattelujen määrää tai pituutta rajoittaa? Jospa rekrytointiprosessiin osallistuisi mahdollisimman vähän henkilöitä, jotta emme tuhlaisi heidän arvokasta työaikaansa?

Jos rekrytointiprosessi hoidetaan hutiloiden, seurauksena voi olla kallis virherekrytointi. Virherekrytoinnilla on suorat vaikutukset tuottavuuteen. Lisäksi pahimmassa tapauksessa rekrytointiprosessi voidaan joutua aloittamaan alusta. Kun heikentynyt tuottavuus, irtisanomisen kustannukset ja uusi rekrytointiprosessi lasketaan yhteen, voidaan asiantuntija- ja johtotasolla puhua kymmenien tuhansien eurojen hintalapusta.

Osaavan rekrytointikumppanin käyttö vähentää virherekrytointien riskiä huomattavasti. Rekrytointikumppani on rekrytoinnin ammattilainen, joka osaa arvioida kandidaattien sopivuuden rooliin vankalla osaamisella ja tehokkaiksi todetuilla arviointimenetelmillä. Lisäksi rekrytointikumppaneilla voi olla rekrytointitakuu, jossa uusi rekrytointiprosessi tai resursointi toteutetaan maksutta.

Mitä jos ulkoistaisitte vain osan prosessista kumppanille?

Kaikilla yrityksillä ei ole tarvetta tai halua ulkoistaa koko rekrytointiprosessia kumppanille. Merkittäviä kustannushyötyjä tulee jo siitä, että kumppani suorittaa osan rekrytointiprosessista.

Niin sanottu talent sourcing eli hakijoiden kontaktointi ilman julkista hakua on yksi tapa nopeuttaa ja sujuvoittaa rekrytointiprosessia. Rekrytointikumppanilla on tietämys siitä, millaiset osaajat vastaisivat parhaiten yrityksen tarpeisiin. Lisäksi kumppanin verkostot mahdollistavat parhaiden osaajien saavuttamisen; myös niiden, jotka eivät aktiivisesti hae töitä.

Tällaisessa ratkaisussa selkeimmät aikasäästöt tulevat hakemuksen julkaisuun, hakuaikaan sekä hakemusten käsittelyyn kuluvasta ajasta, joihin voi mennä yhteensä viikkoja. Tämän lisäksi kumppanin asiantuntemus hakijoiden arvioinnissa minimoi virherekrytointien riskiä.

Panostus rekrytointikumppaniin voi maksaa itsensä takaisin moninkertaisesti

Vaikka rekrytointipalvelun käyttäminen voi vaikuttaa alkuun itse hoidettua prosessia kalliimmalta, kokonaisuutta tarkastellessa se on usein kannattavampi ratkaisu. Kun huomioidaan nopeampi täyttöaika, pienempi tuottavuuden menetys ja alhaisempi virherekrytoinnin riski, rekrytoinnin kustannukset jäävät huomattavasti pienemmiksi kuin sisäisellä tekemisellä.

Rekrytointikumppanin käyttö ei ole pelkästään kustannuskysymys. Se on myös liiketoimintapäätös, joka vaikuttaa organisaation tehokkuuteen, työnantajamielikuvaan ja henkilöstön laatuun.