Enemmän joustoa, vähemmän kustannuksia ja luotettava kumppanuus? Henkilöstöä unohtamatta. Barona on ratkaisu.Lue ulkoistuksesta
Logistiikan riskit ja ongelmat – voiko niitä ulkoistaa?
Samuli Laukka 8.1.2023
Lisää tehoa, lisää joustoa, lisää ennakoitavuutta. Ne ovat tavallisia tavoitteita, kun logistiikan ulkoistamista aletaan selvittää. Mutta joskus pitää lähteä kauempaa: mitä voi tehdä, jos logistiikka tökkii ja työaika kuluu ongelmien metsästämiseen ja riskien realisoitumiseen?
– On itse asiassa hyvin tyypillinen tilanne, että ulkoistamista aletaan miettiä isojen haasteiden keskellä. Silloin ei tavoitella vielä parannusta työn tehokkuuteen tai tarkempaa ennustettavuutta budjettiin vaan ongelmien ratkaisua ja tilanteen normalisoitumista, sanoo Baronan logistiikan ulkoistuksista vastaava palvelujohtaja Tuomas Mäkinen.
Ongelmia voivat olla esimerkiksi tavoitteiden jatkuva alittuminen, merkittävät epätarkkuudet raportoinnissa, työntekijöiden liiallinen vaihtuvuus tai sairaspoissaolojen aiheuttamat toistuvat haasteet työn resursoinnille.
– Pahatkaan ongelmat eivät estä ulkoistuksen suunnittelua tai toteutusta, mutta ongelmien määrittely ja syiden tunnistaminen on erittäin tärkeää. Yksi ja sama syy saattaa aiheuttaa monta ongelmaa, vaikka syy ei olisikaan ilmiselvä. Siksi syiden pitäisi tulla ilmi suunnitteluvaiheessa ennen kuin ulkoistusta lähdetään toteuttamaan, Mäkinen sanoo.
Mäkisen mukaan syitä tulee etsiä avoimin mielin, sillä tietojärjestelmän tai työnteon prosessien rinnalla ongelmia voi aiheuttaa myös vaikkapa käytössä olevat tilat tai puutteet rekrytoinnin organisoinnissa.
– Suosittelemme aina syiden etsimisen lisäksi myös sitä, että asiakkaalla hahmotellaan, mikä heidän oma ratkaisunsa olisi ja minkälaisia resursseja se vaatisi. Se on hyvä työkalu ulkoistuksen suunnitteluun kumppanin kanssa sekä tietysti kustannuksia ajatellen asiakkaalle hyvä mittatikku kumppanivaihtoehtojen arviointiin ja vertailuun.
Alussa tärkeää ovat prosessit, eivät mittarit
Ongelmatilanteesta lähtevän logistiikan ulkoistuksen alussa on tavanomaista tärkeämpää, että kokonaistilanne on kartoitettu avoimesti ja luottamuksellisesti ja osapuolilla on yhteinen näkemys odotuksista kumppanuudelle.
– Toimivassa ulkoistuksessa pitää varmistaa, että on kolme tyytyväistä osapuolta – asiakas, kumppani sekä työntekijät. On suuri virhe jättää panostamatta henkilöstön tyytyväisyyteen, kun he siirtyvät vanhoina työntekijöinä asiakkaalta kumppanille, Tuomas Mäkinen kertoo.
Yhteinen näkemys odotuksista on oleellinen, koska suurin riski ongelmien ulkoistuksessa on väärät käsitykset ja epärealistiset toiveet.
– Työn mittaaminen ja mittarit ovat todella tärkeitä seikkoja kumppanin ja asiakkaan välillä, mutta ongelmia ulkoistettaessa niitä ei välttämättä voi aluksi hyödyntää. Voi olla, että ensin on löydettävä toimivat prosessit ja saatava dataa toteutuvista kustannuksista ja vasta sen jälkeen voidaan määritellä puitteet jatkuvalle tuotannolle ja kehitykselle. Toisaalta voi olla, että työn mittaamisella myös tunnistetaan ongelmia, jotka pitää ratkaista.
Kyllä – ongelmia voi ulkoistaa
Kokeneen kumppanin kanssa ongelmien ulkoistaminen on paitsi mahdollista, myös turvallista. Yleensä kumppanilla on kokemusta samojen tai samankaltaisten ongelmien ratkaisemisesta muiden asiakkaidensa kanssa.
Baronalla pahoistakin ongelmatilanteista lähteneitä kumppanuuksia on saatu ratkaistua hyvällä yhteistyöllä niin, että asiakas on päässyt nauttimaan ulkoistuksen kaikista hyödyistä: tehokkaammasta työstä ja joustavammin ja ennakoitavammin muuttuvista kustannuksista logistiikassa ja siihen liittyvissä tukitoiminnoissa.
– Ongelmia voi ulkoistaa, mutta niiden pitää olla hyvin tiedossa pöydän molemmilla puolilla. Helpoimmistakin lähtökohdista aloitettaessa ulkoistuksen hyödyt saadaan vain toimivalla kumppanuudella. Vain kumppanuus mahdollistaa jatkuvan kehittymisen, palvelujohtaja Tuomas Mäkinen sanoo.
Sisälogistiikan ulkoistaminen, olisiko aika? Lue lisää