Case Masku: Logistiikan osaulkoistus takaa jouston, kustannustehokkuuden ja asiakaslupausten pitävyyden

Kun Maskun Kalustetalo oli suunnittelemassa ja rakennuttamassa logistiikkakeskusta Mäntsälään, oli selvää, että ainakin osittain logistiikkahenkilöstöä ja -työtä halutaan ulkoistaa. Verkostojen kautta Masku sai suosituksen Baronasta, joka valikoitui kumppaniksi uuden logistiikkakeskuksen suunnittelu-, rakennus- ja käyttöönottovaiheeseen ja joka on sen jälkeen jatkanut pysyvänä ulkoistuskumppanina.

– Arki pyörii sujuvasti. Baronan kautta saamme joustovaraa, joka on elintärkeää meidän liiketoiminnalle ja asiakaskokemukselle. Lisäksi avoin kommunikaatio suuntaan ja toiseen tuo luotettavuutta. Baronan kanssa yhteistyö toimii, tiivistää Pekka Ruohonen, Maskun Mäntsälän logistiikkakeskuksen varastopäällikkö.

Suunnittelu- ja käyttöönottovaiheessa Barona tarjosi Maskun avuksi kokemuksensa varastojen ja logistiikkakeskusten perustamisesta ja käynnistämisestä sekä konsultoi toiminnan käyttöönottovaihetta. Yhteistyö oli tiivistä.

Jo heti alkuvaiheessa myös resursointijoustolle oli tarvetta: käyttöönotossa ja uutta prosessia sisään ajettaessa tulee yllättäviä tilanteita, joissa lisähenkilöstöä saatetaan tarvita paljon ja nopeasti. Logistiikka-alan tekijöitä löytyi Baronan työntekijäpoolista valmiina työhön tarpeen mukaan.

– Logistiikkakeskusta perustettaessa on vaikea ennustaa lopullista resurssitarvetta. Toisaalta silloin, kun prosesseja vasta luodaan ja toimintaa käynnistetään, voi olla tarpeen jopa kaksinkertainen määrä henkilöstöä, kertoo Tuomas Mäkinen, joka vastaa Baronalla logistiikan ulkoistusliiketoiminnasta ja on auttanut lukuisia asiakasyrityksiä sisälogistiikan resursointihaasteissa ja logistiikkatoiminnon käynnistämisessä.

Ulkoistetaan se, joka on vaikeimmin resursoitavissa

Käyttöönottovaihe on toki jo ohi ja logistiikkakeskus pyörii rutiinilla. Mikä osa toiminnasta on tällä hetkellä ulkoistettuna Baronalle ja miksi, Pekka Ruohonen?

– Se vaikeimmin resursoitava toiminto, mikä meillä tarkoittaa aktiivikeräilyä. Meille on sekä helpottavaa että kustannustehokasta, että ulkoistus tuo joustoa keräilyn resursointiin. Aktiivikeräilyn volyymeja on vaikea ennustaa ja samaan aikaan sen toimivuus näkyy suoraan loppuasiakkaille.

Logistiikkakeskuksessa kerätään aktiivikeruussa sekä myymäläkuormat että suoraan asiakasjakeluun menevät tilaukset. Rivitasolla tämä tarkoittaa kolmesta kahdeksaan tuhatta riviä viikossa.

– Kun puhutaan asiakkaille menevistä tuotteista, toimitusten oikea-aikaisuus on kriittistä. Tavaran täytyy lähteä silloin, kun se on luvattu. Meillä on oltava henkilöstöresursseissa aina tarvittava joustovara, että asiakaslupaukset saadaan toimitusten osalta pidettyä, Ruohonen sanoo.

– Kun yksi merkittävistä toiminnoista on ulkoistuskumppanin hoidossa, me tietysti odotamme, että voimme luottaa siihen, että homma toimii. Ja niinhän se toimii Baronan kanssa, Ruohonen kiittää.

Alun perin baronalaiset hoitivat myös konttipurun, mutta huonekalualan haasteellisen tilanteen vuoksi konttipurku on siirtynyt toistaiseksi Maskun vakituisen henkilöstön hoidettavaksi. Kumppanuus ja tuotettavat palvelut siis elävät liiketoiminnan tarpeiden mukaan.

Joustavuus on ulkoistuksen merkittävin hyöty

Logistiikkatoiminnoissa toimitusvarmuus ja kustannustehokkuus vetävät köyttä keskenään, mutta Baronan huolehtiessa resursointijoustosta Maskulla voidaan olla luottavaisin mielin kummankin köydenpään suhteen.

– Ulkoistuksen vuoksi olemme pystyneet pitämään oman vakituisen henkilöstön aika pienenä, ja silti saamme varmasti hoidettu volyymivaihtelut, kiirepiikit ja vaikkapa sairauslomien tuuraukset. Joustavuus on tärkeintä, Ruohonen sanoo.

Arjen kulkua sujuvoittaa konkreettisesti kaksi Baronan tiiminvetäjää, jotka päivittäin työskentelevät Maskun varastolla Mäntsälässä. He yhyttävät resurssit tarpeeseen ja toimivat Baronan työntekijöiden esihenkilöinä.

Ruohonen haluaa kiittää Baronan yhteyshenkilöitä myös avoimesta kommunikaatiosta, joka on avain hyvään kumppanuuteen.

– Että käymme rehellisesti ja avoimesti läpi tilanteita, niin se juuri on kumppanuutta. Esimerkiksi jokin aika sitten työmarkkinoilta oli hyvin vaikea löytää tietynlaisia logistiikka-alan osaajia. Baronalta kommunikoitiin asiaa aktiivisesti ja avoimesti, ja yhdessä löysimme ratkaisun. Sitä arvostan.

Sijainti haastaa, mutta Baronan verkosto auttaa

– Mäntsälän alueelle on tyypillisesti melko hankalaa löytää työntekijöitä logistiikkatehtäviin, mutta meillä Baronalla on muitakin logistiikkakohteita alueella, minkä ansiosta olemme voineet täyttää tarjolla olevia työvuoroja meille ja maskulaisille tutulla henkilöstöllä, kertoo Baronan Tuomas Mäkinen.

Ruohonen itsekin on tullut Maskun palvelukseen muutama vuosi sitten Baronan rekrytoimana. Hän haki avoimeen varastopäällikön tehtävään, jossa Barona hoiti asiantuntijatehtävän rekrytointiprosessin. Ruohonen työllistyi suoraan Maskun palvelukseen.

– Myös meillä osa Baronan kautta alun perin tulleista työntekijöistä on vuosien varrella siirtynyt suoraan Maskun palvelukseen, Ruohonen kertoo.