Kiire on työelämän kirosana – 5 vinkkiä, miten selätät kiireen

Onko sinullakin jatkuva kiire töissä? Puhelin soi, Teams, Slack ja sähköposti laulaa ja palaveriputki jatkuu aamusta iltaan? Onneksi asialle voi tehdä jotain. Nappaa tästä vinkit talteen, miten kiire selätetään!

Nykyaikana on enemmän sääntö kuin poikkeus, että on monta rautaa tulessa ja palloa ilmassa. Erityisesti ajan riittävyyden kanssa kamppailee moni niin töissä kuin vapaalla. Jatkuva kiire kuitenkin rapauttaa keskittymiskyvyn, vähentää motivaatiota, lisää stressiä ja luo pahimmillaan pohjaa uupumiselle.

Kuinka saada loputon kiire hallintaan? Kiire on aina tunnetila ja subjektiivinen kokemus. Ensin pitää tunnistaa, miksi kokee kiirettä, mitkä tekijät lisäävät kiireen tuntua ja vasta sitten siitä voi opetella pois. 

Kiire talttuu teknologian sammuttamalla

Teknologia helpottaa joitakin asioita, mutta lisää herkästi kiireen tuntua. Keskittyminen ja ajatukset herpaantuvat joka kerta, kun puhelin tai Teams piippaa. Tutkimusten mukaan ihmisellä kestää jopa 15 minuuttia päästä takaisin kiinni keskeytystä edeltäneeseen työtehtävään. Jos teknologia piippaa viiden minuutin välein, olemme käytännössä koko ajan hälytystilassa.

Siksi älylaitteet ja chattisovellukset on syytä laittaa hiljaiselle, jos haluaa tehdä keskittymistä vaativaa työtä. Sähköpostia ei tarvitse kurkkia jatkuvasti, pari kertaa päivässä riittää. Hyvä työntekijä haluaa olla tavoitettavissa. Kenenkään ei silti tarvitse olla ympäri vuorokauden valmiustilassa.

Kiireestä niskalenkki kalenteria siivoamalla

Palavereita aamusta iltaan ilman taukoja? To do -lista tursuaa yli äyräiden? Tämä on monelle asiantuntijatyötä tekevälle tuttu tilanne. Kalenteria ei kuitenkaan pitäisi täyttää aivan tukkoon.

Jätä kalenteriin tyhjää tilaa ja pelivaraa jokaiselle päivälle, sillä minuuttiaikataulu luo kiireen tuntua. Hyvä ohjenuora on, että työpäivästä olisi täytettynä noin puolet. Sekin on jo paljon tekemistä yhdelle päivälle. Lisäksi kannattaa varata kalenteriin omaa, keskeytymätöntä työaikaa riittävästi.

Työt eivät tekemällä lopu. Priorisointi on taitolaji, joka on jokaisen opeteltavissa. Töiden priorisoiminen ja listaaminen tärkeimpiin ja vähemmän akuutteihin auttaa hahmottamaan tilanteen: Mieti, mistä voit karsia, mitä voit delegoida eteenpäin ja mihin sanoa ei? Kaikki työtehtävät eivät ole keskenään samanarvoisia eikä to do -listaa tarvitse saada tyhjäksi joka ikinen päivä.

Kiire tarttuu olemalla läsnä

Mitä kiireempi päivä on, sitä tärkeämpää on pitää pieniä taukoja tekemisen lomassa. Tauko voi olla vaikka vain minuutin tai parin mittainen mikrotauko. Läsnäolomme, joka siihen seuraavaan hetkeen olisi tarvittavaa, on vielä edellisessä palaverissa. Hengen vetäminen palaveriputkien välissä auttaa palautumaan seuraavaa koitosta varten.

Ja kun olet palaverissa, ole siellä täysillä. Multitaskaus on yksi pahimpia helmasyntejä ja lisää kiireen tuntua. Moni meistä kuitenkin sortuu tekemään etäpalaverin aikana muita työhommia. Mutta mitä paremmin pystymme olemaan läsnä, sen helpompi on keskittyä ja kiireen kokemus vähenee. Kävelypalaverit ovat esimerkiksi oivallisia keinoja lisätä läsnäoloa, vähentää kiirettä ja nauttia luonnon terapeuttisista vaikutuksista.

Negatiivinen kiirepuhe lisää kiirettä

Palautuminen on kiireen selättämisessä oleellista. Jos työilmapiiri on jatkuvasti negatiivinen, ei palautumaan pääse koskaan. Jos koko viikko täynnä vain niitä asioita, mitkä kuluttavat energiaa, ei koskaan pääse palautumaan. Minimoi siis energiasyöppöjen kanssa vietetty aika ja keskity itsekin positiiviseen.

Myös jatkuva kiirepuhe lisää hallitsemattomuuden tunnetta ja ahdistavaa ilmapiiriä. Kannattaa pohtia, onko itsellään oikeasti kiire vai onko kiirepuheen taustalla muita syitä.

Eikö kiire silti helpota? Avaa suu

Oman roolin vankina ei tarvitse olla. Tartu rohkeasti toimeen ja keskustele esihenkilösi kanssa asiasta. Älä jää yksin kiireen kanssa vaan sanoita se. Vaihtoehtojen näkeminen helpottaa. Jos kiire ja stressi on muuttunut jatkuvasti vaivaavaksi tunnetilaksi, on riski loppuun palamiselle.

Voinko itse tehdä asialle jotain? Tarvitseeko työtehtäviä rukata – vai onko kiire kenties laajempi ongelma työyhteisössä? Esimerkiksi työnohjaus voi auttaa pysähtymään ja tarkastelemaan tilannetta. Kun asia otetaan pöydälle, se tulee näkyväksi ja sitä kautta on helpompi muuttaa asioita.

Vinkit antoi Baronan työuravalmentaja ja työnohjaaja Erja Karhinen, joka työssään auttaa ihmisiä uusille urille ja työelämään sekä tukee heitä elämän kriisitilanteissa.  Erityisesti henkinen jaksaminen on hänen erityisalaansa.