
Milloin on oikea aika ulkoistaa?
Ulkoistaminen – mikä on oikea aika ulkoistaa tai voiko ulkoistuksen tehdä huonoon aikaan?
Vaikka yhtä oikeaa vastausta ei ole, on tiettyjä näkökulmia, jotka kannattaa käydä läpi pohdittaessa, onko ulkoistamisen aika juuri nyt vai ehkä myöhemmin.
Tässä artikkelissa käyn läpi merkittävimmät ulkoistamisen ajoitukseen liittyvät näkökulmat.
- Tarve kustannussäästöille voi käynnistää ulkoistusselvityksen
- Kasvuvaiheessa tarvitaan joustavia keinoja
- Kriittisessä muutosvaiheessa ulkoistaminen vauhdittaa
- Ulkoistamisen tavoitteiden merkitys
- Tarkista, että ulkoistettava kokonaisuus on kunnossa
Kustannussäästöt – yleisin syy ulkoistamiselle
Moni yritys harkitsee ulkoistamista kustannussäästöjen vuoksi. Ulkoistamalla voidaan vähentää kiinteitä kuluja, kuten henkilöstökustannuksia, toimitilakuluja ja teknologiainvestointeja.
Ulkoistaminen voikin tuoda kaivattua kevennystä kiinteisiin kustannuksiin. Kumppanin kanssa toimiessa kulut ovat usein ennakoitavampia, ja yritys maksaa vain tarvitsemastaan kapasiteetista. Lisäksi hyödyt palvelun skaalautuvuudesta ja tehokkaista prosesseista, jotka tuovat säästöjä verrattuna inhouse-toimintaan.
Jotta todellinen kustannussäästö on mitattavissa, on tärkeää ymmärtää itse tuotetun palvelun kustannusrakenne, kaikkine sivu- ja piilokuluineen. Kun tiedät, mitä oma palvelutuotantosi maksaa, voit realistisesti vertailla ulkoistuskumppanin tarjoamaa mallia ja arvioida potentiaaliset säästöt.
Muista myös kertoa kumppanille, että kustannussäästöt ovat teille yksi ulkoistamisen tavoitteista. Näin voit varmistua siitä, että pääsette heti keskustelemaan juurisyistä ja että kumppanin ratkaisuehdotus tukee tavoitteitanne.
Kasvuvaiheessa ulkoistaminen tuo joustavuutta ja skaalautuvuutta
Kasvavassa yrityksessä sisäisten resurssien rajallisuus voi olla pullonkaula. Asiakaspalvelu- tai myyntitoiminnot voidaan tarvita nopeasti skaalautuvaa tekemistä, jota ei omalla henkilöstöllä pystytä toteuttamaan. Ulkoistaminen voi olla tehokas tapa hallita tätä siirtymävaihetta.
Ulkoistuskumppani tuo mukanaan valmiit resurssit, teknologian ja osaamisen, joiden avulla toimintoja voi kasvattaa tai supistaa tarpeen mukaan.
Esimerkiksi osittainen ulkoistus, kuten ylivuoto tai tiettyjen kellonaikojen asiakaspalvelu, voi auttaa hallitsemaan ruuhkahuippuja ja antaa yritykselle aikaa suunnitella pidempiaikaisia ratkaisuja.
Ulkoistus tarjoaa mahdollisuuden skaalautumiseen nopeasti ilman merkittäviä sisäisiä investointeja kuitenkin huolehtien asiakastyytyväisyydestä ja myynnillisistä tuloksista.
Jotta todellinen kustannussäästö on mitattavissa, on tärkeää ymmärtää itse tuotetun palvelun kustannusrakenne, kaikkine sivu- ja piilokuluineen.
Muutos – ulkoistaminen apuna kulttuurin ja toimintamallien uudistamisessa
Onko yrityksessäsi tai toimintaympäristössä käynnissä isompi muutos – tai haluatteko saada sellaista aikaiseksi? Olipa kyse sitten vaikkapa digitalisaation tuomisesta asiakaspalveluun, laskutukseen tai myyntiin tai omaa liiketoimintaanne tukeva myynnin kehityshanke, ulkoistuskumppanin avulla voidaan kiihdyttää muutosta, jotka sisäisin voimin saattaisivat edetä hitaasti.
Kumppaneilla on usein esimerkiksi uusinta teknologiaa sekä kyvykkyys käyttää sitä. Jos tavoitteena on myynnillisyyden tuominen asiakaspalveluun, kumppanilla on paitsi toimintavalmis tiimi myös myynnillinen toimintakulttuuri, mikä tuo muutoksen saman tien arkeen.
Ratkaisu ongelmiin – kirkasta ulkoistuksen tavoitteet
Yksi kriittisimmistä kysymyksistä ulkoistusta selvitettäessä on: Mitä ongelmia ulkoistuksella halutaan ratkaista? Usein yritykset ajattelevat ulkoistamisen olevan vastaus kaikkiin haasteisiin, mutta ilman selkeää tavoitetta kumppanin kanssa toimiminen voi jäädä tehottomaksi.
Näiden haasteiden kirkastaminen ei ole vain yrityksen sisäinen tehtävä, vaan ne kannattaa käydä avoimesti läpi myös ulkoistuskumppanin kanssa. Ammattitaitoinen kumppani voi auttaa jäsentämään ulkoistuksen tavoitteet ja askeleet niiden saavuttamiseksi. Tämä luo perustan yhteistyölle.
Onko ulkoistettava kokonaisuus kunnossa?
Olipa kyseessä osaulkoistus, ylivuoto tai koko toiminteen ulkoistaminen, lähtötiedot vaikuttavat merkittävästi ulkoistuksen onnistumiseen. Ennen ulkoistamista on hyvä tarkistaa:
- Ovatko toimintamallit ja prosessit dokumentoituina
- Onko data kunnossa?
- Mitkä ovat nykyiset kipupisteet?
Vaikka ulkoistuskumppani tuo mukanaan osaamista ja ratkaisuja, toimiva perusta helpottaa heidän onnistumistaan. Yhdessä onnistuminen on molempien etu.
Usein yritykset ajattelevat ulkoistamisen olevan vastaus kaikkiin haasteisiin, mutta ilman selkeää tavoitetta kumppanin kanssa toimiminen voi jäädä tehottomaksi.
Milloin ulkoistaa?
Vaikka jokainen ulkoistamispäätös on ainutlaatuinen ja todellisuudessa ulkoistus voi räätälöitynä osaavan kumppanin kanssa olla ratkaisu monenlaisiin liiketoiminnan tavoitteisiin, seuraavat tilanteet ovat tyypillisiä ulkoistustilanteita:
- Kustannussäästöjen tarve. Kiinteät kulut ovat liian korkeat suhteessa toiminnon tuottamaan arvoon tai kustannusrakenteeseen toivotaan joustoa.
- Kasvuvaihe. Resurssit eivät riitä palvelemaan kasvavaa kysyntää.
- Merkittävä muutos. Muutoksen tuomat hyödyt halutaan ulosmitata nopeasti ja tuoda arkeen näkyviksi.
- Ongelmat toiminnassa. Prosessien ja palvelutason haasteet vaativat ratkaisua.
Ulkoistaminen ei ole vain kustannustehokkuuden tai resurssien hallinnan työkalu, vaan myös strateginen keino kehittää yrityksen toimintaa.
Muista, että aina on hyvä aika harkita ulkoistamista, jos tavoitteena on tehdä parempaa liiketoimintaa.
