Mistä rekrytoinnin hinta syntyy – ja paljonko virheet maksavat?

Kun yrityksessä avautuu paikka uudelle osaajalle, aiheuttaa asia todennäköisesti keskustelua myös rekrytoinnin kustannuksista – kuinka suuresta hintalapusta puhutaan ja mitä kaikkea se kattaa?

Rekrytoinnin voi viedä maaliin monella tavalla ja osan loppukustannuksista muodostavat keinot ja kanavat, joita sen yhteydessä käytetään. Työpaikkailmoituksen laadinnan ja julkaisun ohella rekrytointiprosessi pitää tyypillisesti sisällään muun muassa lukuisia sisäisiä tapaamisia, työpaikan markkinointia ja potentiaalisten ehdokkaiden haastatteluja.

Nämä asiat yritys voi hoitaa sisäisesti tai tukeutua niissä ulkopuoliseen kumppaniin. Yksi tapa, jolla omin voimin hoidetun ja kumppanin toteuttaman asiantuntijarekrytoinnin kustannuksia ja hyötyjä pääsee kätevästi vertaamaan toisiinsa, on hyödyntää Baronan hinta-arviolaskuria.

Rekrytointi vie resursseja – aika on yritysmaailmassa usein rahaa

Pelkkä keinovalikoima ei kerro koko totuutta rekrytoinneista – minkälaisiin muihin kustannuksiin niiden yhteydessä kannattaa varautua? Rekrytoinnin hintaan vaikuttavat aina myös haun vaativuus, kiireellisyys, siihen käytetty aika ja kaikkien rekrytointiprosessiin tavalla tai toisella osallistuvien henkilöiden palkkakulut.

Varsinkin asiantuntijoita rekrytoitaessa usein hyödynnettävä suorahaku vaatii omanlaistaan ajankäyttöä, osaamista ja valmiita verkostoja, sillä potentiaalisia osaajia lähdetään haravoimaan mahdollisesti vielä edellisessä työsuhteessa olevien joukosta. Erityisen vaativaa positiota täytettäessä avuksi on, jos rekrytointia tekevä henkilö tuntee jo etukäteen työmarkkinoiden tilanteen ja osaa valita sitä ajatellen oikeat kanavat osaajien löytämistä varten.

Kaikissa yrityksissä ei kuitenkaan ole omaa HR-osastoa tai HR:ään keskittyvää henkilöä, joka vastaisi rekrytoinnista tai olisi siihen erityisen perehtynyt – tällöin rekrytointiprosessin käynnistäminen ja tulosten saavuttaminen voi olla erityisen hidasta. Ja mitä pidempään haun kohteena oleva tehtävä on täyttämättä, sitä todennäköisemmin asia alkaa heijastua yrityksen tulokseen.

Virherekrytointi on merkittävä ylimääräinen kustannus

Vaikka rekrytoinnista aiheutuvat kustannukset ovatkin yleensä etukäteen arvioitavissa, toisinaan lopputuloksessa epäonnistutaan. Koska virherekrytoinnin taustalla voi olla useitakin eri syitä, myös sen kustannukset voivat vaihdella suuresti.

Epäonnistuessaankin rekrytointi sisältää rekrytointiprosessin läpiviemisestä ja esimerkiksi mediakustannuksista aiheutuneet kulut. Rahaa on palanut toki myös virheellisesti rekrytoidun henkilön työsuhteen ajalta palkkakustannusten muodossa – hinta on luonnollisesti sitä suurempi, mitä korkeammasta palkkaluokasta on kyse ja mitä kauemmin virheellisesti rekrytoitu henkilö on ehtinyt yrityksessä työskennellä.

Virherekrytoinnille voidaan aina laskea myös vaihtoehtoiskustannukset eli tuotto, jonka yritys on jo menettänyt työntekijöiden keskittyessä rekrytoinnin edistämiseen laskuttavan työn sijaan ja tulee lisäksi menettämään etsiessään ja perehdyttäessään uuden henkilön lähteneen tilalle.

Asiantuntijatehtävissä voi olla pitkätkin perehtymisajat, jotta uusi tulija pääsee omaan rooliinsa ja organisaatioon strategiaan kunnolla kiinni. Vaikka ideaalitilanteessa perehdytys maksaakin itsensä takaisin, virherekrytoinnin tapauksessa siihen käytetyt resurssit valuvat käytännössä hukkaan. Karkea arvioni on, että korvaavan asiantuntijan löytämiseen ja tuottoisan vaiheen saavuttamiseen voi kulua jopa vuosi.

Kumppanin avulla paketti pysyy kasassa

Virherekrytointien kustannusten kohdalla haarukka on iso ja eri tutkijoilla on niistä melko villejäkin arvioita. Kokonaiskustannukset saattavat kuitenkin helposti olla 50 000 euron luokkaa tai jopa enemmän, riippuen rekrytoidun henkilön asemasta ja siitä, kuinka suoria vaikutuksia hänen menettämisellään on muuhun henkilöstöön tai asiakkaisiin.

Rekrytointiprosessin alkuvaiheessa huolellisesti tehty tarve- ja osaamiskartoitus ja rekrytoinnin läpiviennin suunnittelu tukevat jo lähtökohtaisesti onnistunutta rekrytointia. Varsinkin vaativimpien positioiden kohdalla myös kandidaattien arviointiin on syytä käyttää tarpeeksi aikaa, koska mahdollisen virherekrytoinnin seuraukset ovat merkittävämmät.

Jos aikaa tai osaamista ei näiden asioiden suhteen löydy omasta takaa, kannattaa rekrytointi toteuttaa yhteistyössä kumppanin kanssa. Baronalla rekrytoinnin tukena voidaan hyödyntää tarpeesta riippuen suorahakua, soveltuvuusarviointia tai haun näkyvyyttä lisäävää markkinointikampanjaa. Valmiin hakijatietokannan ansiosta sopivia osaajia ei välttämättä aina tarvitse alkaa tavoitella tyhjästä.

Kannattaa muistaa, että vaikka kumppanin puoleen kääntyminen merkitseekin yritykselle erillistä kustannusta, kumppanin hoitaessa rekrytointiprosessin yrityksen käyttöön vapautuu sen omia työntekijäresursseja. Samalla yritys pääsee nauttimaan asiantuntijuudesta, jota kumppanille on rekrytointien tiimoilta kertynyt – myös ikävillä virherekrytoinneilla on tapana vähentyä, kun prosessi on alusta alkaen osaavissa käsissä.