Ravintola-alan henkilöstön optimoinnissa nostetaan tapetille ihmisten hyvinvointi

Termistä ”henkilöstön optimointi” voi tulla helposti mieleen pitkälle viety laskelmoitu operaatio, jonka vain Piilaakson supertietokone voi suorittaa. Tietokone ei ota ihmisiä huomioon ja vain yhdellä napin painalluksella tietokone raksuttaa hetken, ja lopputuloksena syntyy jotain niin maagista, joka yksin pelastaa koko ravintolayksikön vuosibudjetin. Tätä se ei kuitenkaan todellisuudessa ole. 

Henkilöstön optimointi kuulostaa helposti negatiiviselta, mutta käytännössä sillä tarkoitetaan henkilöstö­suunnittelua ja erityisesti työvuoro­suunnittelua. Ihanteellisessa optimoinnissa ravintolahenkilökunnan määrä on optimaalinen myyntitavoitteiden kanssa ja näin saadaan ylläpidettyä oikeaa työtuntitehoa. Henkilöstön optimointiin kuuluu kuitenkin muita vaikuttavia tekijöitä, ja optimaaliseen tilanteeseen ei koskaan päästä pelkällä systemaattisella työvuorosuunnittelulla ja henkilöstömäärän optimoinnilla.  

Työvuorosuunnittelu on henkilöstön määrällistä optimointia. Kun halutaan puhua kokonaisvaltaisesta optimoinnista, ei inhimillisiä tekijöitä saa jättää unholaan. Kun mukaan keskusteluun otetaan myös toimet, joilla voidaan parantaa työntekijöiden näkökulmasta työn laatua, voidaan puhua laadullisesta optimoinnista.  

Henkilöstön määrän suunnittelusta kokonaisvaltaisen työn laadun parantamiseen 

Ravintola-alalla tehdään usein vuorotyötä, ja se tarkoittaa usein tiukkaa työtahtia, haastavia ja vaihtelevia työaikoja ja työn fyysistä luonnetta. Ei siis riitä, että työ suunnitellaan ainoastaan lukuja tuijottamalla ja tuntitehoja laskemalla, vaan suunnittelussa tarvitsee sukeltaa astetta syvemmälle. 

Työn laatua tulisi pystyä parantamaan henkilökunnan näkökulmasta niin, että päästäisiin tilanteeseen, jossa henkilökunta voisi saavuttaa laadukkaampia tuloksia vähemmällä panostuksella. Kuulostaako liian hyvältä ollakseen totta? 

Jotta voitaisiin saavuttaa laadukkaampia tuloksia, tulisi tehdä henkilöstön määrällisen suunnittelun lisäksi myös laadullista optimointia. Se tarkoittaa, että huomiota tulisi kiinnittää: 

• henkilökunnan koulutukseen ja osaamiseen  
• työympäristöön, prosesseihin ja teknologiaan  
• avoimeen kommunikaatioon  
• sekä työntekijöiden hyvinvointiin, joka on näiden kaikkien tekijöiden summa.  

Näiden osa-alueiden kohentamisella voidaan parhaassa tapauksessa pystyä tekemään säästöjä, poistamaan erilaisia työnteon esteitä ja päästä lopputulokseen, jossa työnteosta ja työympäristöstä tulisi kaikin puolin sujuvampi ja hyvinvoivampi. 

Kouluttamalla kasvatetaan osaamista 

Olennainen osa laadukasta työsuoritetta on luonnollisesti työn tekeminen oikein ja ammattitaitoisesti. Jotta työ voidaan tehdä oikein ja vaaditulla tavalla, tulee henkilöstön kouluttaminen olla ajan tasalla. Kouluttaminen johtaa luonnollisesti oikeanlaiseen osaamiseen ja näin ollen kasvattaa myös tehokkuutta. 

Mutta oletko harkinnut osaamisen yhdenmukaistamista? Jos koko henkilöstöllä on vähintäänkin perusosaaminen useista, ellei kaikista yrityksen eri työtehtävistä, voi työntekijä joustavasti hypätä toisiin työtehtäviin esimerkiksi sairauslomien, lomien tai taukojen tuuraajana.  

Yhdenmukaistetulla osaamisella voidaan saada aikaan suuria säästöjä muun muassa työajassa, voidaan välttyä virheiltä ja parantaa työturvallisuutta, nopeuttaa palvelua ja palvella erilaisten asiakkaiden tarpeita. Parannustoimet voivat johtaa jopa kokonaisvaltaisen työnteon tehostumiseen ja lisämyynnin tekemiseen. 

Yhdenmukaistettu osaaminen voi johtaa jopa kokonaisvaltaiseen työnteon tehostumiseen ja lisämyynnin tekemiseen.

Työntekijöiden kouluttaminen ja osaamisen kerryttäminen ei tuo ainoastaan joustavuutta yritykselle, vaan myös työntekijä hyötyy siitä henkilökohtaisesti: hän voi vastaanottaa erilaisia vuoroja, kerryttää omaa kokemusta ja mahdollisesti motivaatio työhön kasvaa, kun pääsee haastamaan itseään uusin tavoin. 

Työympäristön optimointi toimivaksi ja turvalliseksi

Jotta työnteolta voidaan minimoida esteet ja erilaiset pullonkaulat, on työympäristöllä suuri merkitys. Työympäristön tulee olla turvallisen ja toimivan lisäksi myös viihtyisä ja tarkoituksenmukainen. Työvälineet tulee olla ajan tasalla, toimivia sekä käyttötarkoitukseensa sopivia. Niinkin pienillä asioilla, kun tavaroiden säilytyspaikoilla, voi olla suuri merkitys toimivuuteen ja tehokkuuteen.  

Nykypäivänä teknologia ja data ovat välttämättömiä jokaisen ravintolan toiminnassa, mutta hyödynnätkö niitä myös työn laadun parantamisen näkökulmasta? Dataa tulisi kerätä erilaisista toimista, kuten esimerkiksi työtehtävien suorittamiseen kuluvasta ajasta ja asiakasmääristä tiettyinä kellonaikoina. Näistä kertyvästä datasta voidaan suoraan miettiä, voitaisiinko jotain prosessia parantaa, kaivataanko osaamisen päivittämistä tai onko toimipaikan aukioloajat optimaaliset asiakasmäärään ja henkilökuntaan nähden. 

Päivitetyllä teknologiavalinnoilla voidaan vaikuttaa suoraan tehokkuuteen ja hyvinvointiin: Ratkaisisiko joku teknologinen työväline tai prosessi vähentämään manuaalisen työn määrää?  

Ei kuitenkaan riitä, että työympäristö on fyysisesti optimoitu, vaan sen tulisi olla optimoitu myös henkisesti: Työilmapiirin tulisi olla avoin, hyväksyvä ja sellainen, jossa jokainen voi tuntea olonsa mukavaksi. Henkisen hyvinvoinnin parantamiseen vaaditaan avointa keskustelua.

Käy avointa keskustelua asiasta kuin asiasta 

Jotta työnteolta poistetaan työntekoa hidastavia esteitä ja työn laatua pystytään merkittävästi parantamaan, tulisi kaikilla organisaation jäsenillä olla mahdollisuus käydä avointa keskustelua aiheesta kuin aiheesta. Pientenkin kehitysideoiden toteuttaminen saattaa parhaassa tapauksessa johtaa suureen tehostamiseen ja kasvuun. 

Asia, joka on erityisen tärkeä henkilöstön optimoinnin kannalta, on vastuualueista kommunikointi. Jokaisella organisaation jäsenellä tulisi olla tiedossa selkeästi oma vastuualueensa ja miten siinä toimia. Se ei luonnollisesti kuitenkaan tarkoita sitä, etteikö voisi tehdä oman vastuualueen ulkopuolisia tehtäviä.  

Jos vastuualueet eivät ole selkeitä ja kaikkia työsuoritteen kannalta oleellisia alueita ei ole katettu, voi sillä olla suoria vaikutuksia asiakaspalvelun tasoon ja myyntiin. Vastuualueista puhuttaessa nousee jälleen osaaminen ja kouluttaminen yhdeksi kulmakiveksi. 

Hyvinvoiva työntekijä on yrityksesi tärkein voimavara 

Hyvinvoiva työntekijä suorittaa työnsä paremmin, tuo enemmän myyntiä, palvelee asiakkaita tehokkaammin, tekee työtä suuremmalla palolla ja on sitoutuneempi yritykseen. Tämän vuoksi, kun lähdetään optimoimaan henkilöstöä kokonaisvaltaisesti, hyvinvointi on äärimmäisen tärkeää. Hyvinvointiin nivoutuu kaikki muut laadullisen optimoinnin osa-alueet: osaaminen ja koulutus, työympäristö ja avoin kommunikaatio. 

Henkilöstön laadullisessa optimoinnissa tulee ennen kaikkea asettua työntekijöiden asemaan: mitä esteitä he saattavat kokea päivittäisessä työssään? Voivatko työntekijät aktiivisesti ehdottaa kehitystoimia, ja viedäänkö niitä käytäntöön? Asetu siis työntekijän saappaisiin ja aloita tehokas laadullinen optimointi. 

Kaipaatko sinä kokonaisvaltaista apua henkilöstön optimointiin? Lataa henkilöstön optimoinnin opas!