Etätyö ei estä onnistunutta alkua uudessa työpaikassa

Helmikuun alussa merkitsin innoissani ensimmäisen työpäiväni Baronalla, taloushallinnon ja rahoituksen osaajien rekrytoijana, kalenteriini. Tuolloin koronavirus oli vielä verrattain kaukainen ongelma. Tilanne muuttui kuitenkin nopeasti. Nyt elämää baronalaisena on takana pari kuukautta ja on aika tehdä välitilinpäätös siitä, miten perehtyminen uusiin tehtäviin ja uuteen organisaatioon on – täysin etänä – sujunut.

Baronalaiset kuten yli miljoona muutakin suomalaista siirtyivät etätöihin pari viikkoa ennen sovittua aloituspäivääni Baronalla ja samalla minulle valkeni, että tulen perehtymään uuteen työhöni täysin etänä. Odotin ensimmäistä työpäivää innoissani, mutta samalla minua jännitti, miten aloittaminen ja perehtyminen etänä tulee sujumaan. Rauhoittelin itseäni sillä, että etätyö ei ole minulle tai tulevalle työnantajalleni vieras konsepti. Lisäksi nykyään on yhä enemmän ja enemmän virtuaalitiimejä, joissa perehdytys tapahtuu ns. normaalioloissakin etäyhteyksien välityksellä, joten kyllä tästäkin selvittäisiin.

Uuden työn aloittaminen on kuitenkin aina jännittävää ja poikkeustilanteessa kaikki siihen liittyvä epävarmuus tuntuu helposti moninkertaistuvan. Itse koin erityisen tärkeäksi säännöllisen ja tiiviin yhteydenpidon jo ennen varsinaisen työsuhteen alkamista. Yhteydenpidon merkitys korostuu varsinkin silloin, jos yrityksen toimintaa joudutaan vallitsevan tilanteen takia sopeuttamaan ja uuden työntekijän aloittaessa on esimerkiksi käynnissä YT-neuvottelut. Työsuhteessa luottamus ja psykologinen turvallisuus rakentuvat avoimuuden ympärille. 

Ensimmäisenä työpäivänäni tapasin uuden esihenkilöni Baronan autiolla toimistolla. Minulle luovutettiin kaikki tarvittavat työvälineet ja testasimme etäyhteyden toimimisen. Lisäksi kävimme läpi, mitä viestintäkanavaa missäkin tilanteessa kannattaa käyttää, mistä mikäkin tieto löytyy ja miten perehdytys tulee etenemään. Sitten siirryimme takaisin omille kotitoimistoillemme. Ensimmäiseen työpäivääni ei siis kuulunut yhteistä lounasta tiimin kesken tai uusille kollegoille esittäytymistä työpisteeltä toiselle kiertäen.

Auta, ota mukaan heti ja älä vaadi liikaa  

Vaikka etätyö olisi osa yrityksen normaalia arkea, on siirtyminen avokonttorista 100 %:sti kotitoimistolta tehtävään työhön kenelle tahansa iso muutos.

“Etätoimistolla myös uusi työntekijä joutuu ottamaan enemmän vastuuta omasta oppimisestaan. On tärkeää, että avun pyytäminen ja saaminen on tehty helpoksi.”

Olen itse kokenut erityisen tärkeäksi sen, että olen saanut kaikkiin kysymyksiini nopean vastauksen eikä minusta ole kertaakaan tuntunut siltä, että tietämättömyydelläni vaivaan kollegoitani. Etänä työskennellessä myöskään ns. hiljaisen tiedon välittyminen ei tapahdu yhtä luontevasti kuin toimistolla, koska yhteiset lounaat ja satunnaiset kohtaamiset kahvihuoneessa jäävät puuttumaan.

Uutena työntekijänä toivoo pääsevänsä mahdollisimman nopeasti kiinni uusiin työtehtäviin ja toimiston arkeen. Ensimmäisistä työpäivistäni jäikin erityisen positiivisena kokemuksena mieleen se, että pääsin jo ensimmäisellä viikolla auttamaan kollegoitani heidän projekteissaan. Näin pääsin nopeasti osaksi tiimiä ja kiinni itse työhön eivätkä päivät tuntuneet liian puuduttavilta Teams-palavereiden ja verkkokoulutusten jatkumoilta.

”Erityisesti poikkeusoloissa on kuitenkin hyvä antaa itselleen aikaa omaksua uudet asiat ja tekemisen tavat.” 

Ensimmäisten viikkojen informaatiotulva on usein valtava ja kun siihen vielä yhdistää etätyöskentelyn mukanaan tuomat muutokset työtavoissa (jaloissa mahdollisesti pyörivistä lapsista ja lemmikeistä puhumattakaan), saattaa kokeneempikin surffaaja alkaa horjua, jos vaatii itseltään liikaa. Myös odotuksista kannattaakin keskustella ja viestiä heti työsuhteen alusta alkaen avoimesti.

”Mitä kuuluu?” – Se vaikein osuus

Yllä olevan kysymyksen merkitys korostuu, kun työ tehdään kokonaan kotikonttoreilta käsin ja avoin kuulumisten sekä odotusten vaihto onkin ensiarvoisen tärkeää myös onnistuneen etäperehdytyksen kannalta. Työyhteisön vastuulla on toivottaa uusi työntekijä tervetulleeksi ja huolehtia, ettei hän koe itseään yksinäiseksi, vaikka työskentelisikin fyysisesti yksin. Ensimmäisenä työpäivänäni en halannut uusia kollegoitani tai käynyt yhteislounaalla heidän kanssaan. Silti minulle jäi päivästä hyvä ja tervetullut fiilis!

Työsopimuksen allekirjoituksen yhteydessä pääsin tapaamaan osan uudesta tiimistäni ja loppuihin olen tutustunut etänä perehdytysten, yhteisten viikkopalavereiden ja virtuaalikahvihetkien merkeissä. Perehdytykseen kuuluu uusien työtehtävien opettelun lisäksi myös uuteen työyhteisöön tutustuminen ja siksi mielestäni myös vapaamuotoisempien tutustumismahdollisuuksien järjestäminen on tärkeää.

”Videoyhteyden avulla uusien kollegoiden naamat tulevat tutuiksi ja välillä on hyvä höpötellä taustalla vilahtelevista lapsista tai lemmikeistä.”

Myös perehdytysvastuuta voi jakaa tiimin kesken niin, että eri henkilöt vastaavat eri osa-alueiden perehdyttämisestä. Samalla uudelle työntekijälle muodostuu selkeä kuva siitä, missä asioissa keneltäkin kannattaa kysyä neuvoa.

Oman tiimin ulkopuoliseen organisaatioon tutustuminen vaatii etänä enemmän aikaa ja sekä omaa että muiden aktiivisuutta. Baronalaisia on yli 700 ja sanomattakin lienee selvää, että vallitsevissa olosuhteissa tulen tutustumaan vain murto-osaan uusista kollegoistani. Tuntuukin hassulta ajatella, että kun pääsemme jossain vaiheessa kaikki taas palaamaan toimistolle, olen siellä monelle aivan uusi kasvo, vaikka yhteistä matkaa onkin takana jo useampi kuukausi.

Kaiken kaikkiaan etäperehdytys on sujunut paljon paremmin kuin uskalsin edes toivoa. Koen myös olevani äärimmäisen onnekas, koska minulla on työ, jota on mahdollista tehdä etänä sekä työnantaja, joka luottaa minuun uutena työntekijänä niin paljon, että tämä mahdollisuus on ollut heti ensimmäisestä päivästä lähtien. Odotan kuitenkin jo kovasti sitä, että pääsen tapaamaan kaikki uudet kollegani ihan kasvotusten!