Naamapuheluita ja näennäisiä työmatkoja – näin pysyt järjissäsi etätöissä

Etätyöskentely voi osoittautua kuormittavaksi - varsinkin jos se on jatkuvaa, ei oma valinta tai uutta työkulttuurissa. Mitä työssä jaksamisen haasteita kohtaamme etätöissä ja mikä niihin on neuvoksi? 

Fyysinen eristäytyminen työyhteisöstä voi aiheuttaa ylimääräistä stressiä ja suorituspaineita, jos omia ja työyhteisön toimintatapoja ei muuteta. Kotitoimistolla työn ja elämän tasapainottamiseen kannattaa myös kiinnittää erityistä huomioita, "jos" haluaa pitää huolta aivoistaan.

Tässä on käsitelty etätyöhön yhdistettyjä yleisimpiä henkisiä haasteita ja ratkaisuja niihin. Kirjoitukseen on haastateltu työuravalmentajia ja psykologeja. Toivottavasti saat tästä inspiraatiota hyvinvoivaan etätyöelämään. 

Haaste 1: Sosiaalinen kontakti puuttuu 

Kyllä: etätyössä työelämän sosiaaliset kontaktit kuihtuvat, jos niiden eteen ei tee työtä. On kuormittavaa olla yksin omien haasteiden, fiilisten, työn jaksottamisen ja epätietoisuuden kanssa. Myös superihmiselle. 

Ylikommunikointia ja naamapuheluita 

Suurimmalle osalle meistä kollegat ovat tärkeä osa työhyvinvointia ja merkityksellisyyden tunnetta ja siksi onkin tärkeää, että yhteydenpito heihin säilyy tiiviinä. Ylikommunikointi on tervetullutta.

Hyvän tiimihengen ja työyhteisön luottamuksen rakentamiseen (ja ylläpitoon) tarvitaan paljon muutakin kuin työpalavereja. Pitäkää etä-aftereita ja päivittäisiä kahvi- ja lounasskypejä, joissa jaatte omia fiiliksiä myös tunnetasolla. Suosikaa videopuheluita aina kuin mahdollista. On huomattavia etuja nähdä toisen ilmeet ja reaktiot -  olet näin itse helpommin lähestyttävä, sinua on helpompi ymmärtää ja tunnet läheisyyttä kollegoihisi. 

Toimistolla aistii herkästi yleisen tunnelman – onko palaverissa havaittavissa kireyttä, vaikuttaako joku stressaantuneelta tai siltä, että nyt ei ole kaikki kunnossa? Tummia silmänaluksia tai ärtyneisyyttä ei näe kotitoimistoilta. Siksi kannattaa soitella kollegalle matalalla kynnyksellä ja kysyä miten menee. Viestit eivät korvaa face-to-face kanssakäymistä, mutta videopuhelut ovat jo paljon lähempänä. Voi itse yrittää auttaa, ja jos ei osaa, niin olla yhteydessä esimieheen tai HR:ään. 

Vinkkejä sosiaalisempaan etätyöskentelyyn

• Ole luotettava ja osallistu yhteisiin tehtäviin.
• Kysy ja tarjoa apuasi.
• Varatkaa päivittäin aikaa jutustelulle.
• Tehkää kaikesta toiminnasta läpinäkyvää – onko teillä hyvät projektinhallinnan työkalut?
• ...työkalut auttavat myös siihen, että ei tarvitse kokoajan tsekkailla projektien edistymistä eikä toisaalta ”todistella” omaa aikaansaannostaan.
• Asettakaa yhdessä tavoitteet työpäiville tai -viikoille. Näin kaikki ovat sitoutuneempia ja ketään ei jätetä yksin hankalan tehtävän kanssa.
• Luokaa hauska yhteisöllinen konsepti: esimerkiksi ”kollegan olohuone”, jossa päivittäin tutustutaan eri kollegan asuntoon, tai vaikkapa kiertävä lounasideointi, tai perjantainen viikon kohokohtien vaihto.
• Unohtamatta: videot päälle!

Haaste 2: Vaikea päästää irti työasioista

Näyttämisen halu, tunnollisuus, luottamuksen ja sosiaalisen paineen puute (milloin lounas, milloin aika lähteä harrastusten pariin?) aiheuttavat monen kohdalla työstä irtautumisen haasteen. Tauot unohtuvat ja työpäivät venyvät yömyöhään.

Lopeta suorittaminen ja älä tee mitään

Olennaista on itsekin ymmärtää, että ei ole kenenkään edunmukaista, että olet 24/7 tavoitettavissa ja venytät työpäiviä. On mahdotonta ylläpitää tuotteliaisuutta ja luovuutta yhtäjaksoisesti. Työn tehokkuus laskee, stressitaso nousee, tarkkuus ja ongelmanratkaisukyky kärsivät nopeasti.   

Uusien ideoiden ja ratkaisujen syntymiseksi aivojen palautuminen on välttämätöntä. Siksi silloin kun ”et tee mitään” – työmatkalla, aamupalalla, lenkillä, kahvitauolla, suihkussa tai nukkumaan mennessä – tulevat usein parhaat ahaa-elämykset.

On siis tärkeä varata itselleen luppoaikaa pitkin päivää ja pitää huolta vapaa-ajasta.

Vinkkejä irti päästämiseen: 

• Luo rutiinit työ- ja vapaa-ajan "moodiin" vaihtamiseen
• Kehitä näennäinen työmatka.
• Pidä yksi offline tunti, pidempi tauko, kesken työpäivän.
• Työskentele lyhyissä intervalleissa – tauko, työ, tauko, työ, tauko, työ.
• Laita muille nähtäväksi online-aikasi. 
• Jos sinun on vaikeaa hallita omaa aikaasi, kysy apua kollegalta ja luokaa säännöt yhdessä.  

Haaste 3: Motivoituminen on vaikeaa 

Itselle ainakin tietyt, esimerkiksi kirjoittamista ja keskittymistä vaativat tehtävät, onnistuvat paremmin etänä. Ideointia ja sparrailua vaativat haastavammat tehtävät on kiva jättää toimistolle. Nyt kun kaikki työ tapahtuu etänä, omia työskentelytapoja joutuu pohtimaan uudestaan. 

Aseta päiväkohtaiset tavoitteet

Nyt kun elämme kirjaimellisesti päivä kerrallaan myös työelämässä ja monet pitkän aikavälin suunnitelmat eivät ole mahdollisia, voi harjoitella omien tavoitteiden pilkkomista osiin ja kehittää uusia tapoja suunnitella ja aikatauluttaa omia työpäiviä.

"Ehkä löydät jopa uuden suosikki työskentelytavan?"

Vaikka normaalisti todo-listan ruksailu hirvittäisi, etänä ja epätietoisuuden keskellä se voi luoda tarvittavaa struktuuria päivään ja olla siksi motivoivaa. Näin omista tekemisistään on myös helpompi vaihtaa ajatuksia kollegojen kanssa.

Kokeile siis suunnitella päiväsi etukäteen ja aseta itsellesi päiväkohtaiset tavoitteet. Muista pitäytyä niissä – älä alita tai ylitä niitä. Ja kun saavutat tavoitteesi, ole tyytyväinen itseesi. Tämä helpottaa myös vapaalle vaihtamista. 

Hanki sosiaalista painetta 

Hauska keino motivoitua on kehittää kollegojen kanssa yhteisiä työskentelytapoja – samalla hankit itsellesi sosiaalista painetta!

Klassinen Pomodoro-tekniikka on toimiva kollegojenkin kanssa: työskennelkää keskityymistä vaativaan tehtävään keskittyen 25 minuuttia eli yhden pomodoron ajan. Ottakaa sen jälkeen yhteinen viiden minuutin kahvibreikki videot päällä. Ja sitten toinen rundi! Tehokasta ja sosiaalista. Näin et myöskään huijaa itseäsi ja lopeta liian aikaisin – tai skippaa taukoa.  

Motivaation ylläpitoon etätyössä vaikuttaa myös palaute tehdystä työstä. Palaute ehkäisee passivoitumista, kun tiedät että tehdyllä työlläsi on merkitystä. Rakentava palaute lisää itseohjautuvuutta, kehittää ja rakentaa luottamusta. Jos et saa palautetta, vaadi sitä. Vielä herkemmin nyt kuin normaalisti. Sitä kannattaa myös antaa kollegalle - ja esimiehelle - aina tilaisuuden tullen.

Lopuksi: Viritä mielesi etäpäivään 🌟

Tässä loppuun koottuja vinkkejä luovaan ja hyvinvoinvaan etätyöpäivään.

Nappaa suosikkisi ja säilytä mielesi virkeänä!

• Avaa ikkunat.
• Kuuntele musiikkia! 
• Urheile kesken päivän: tee 10-20min taukojumppa. Netti on pullollaan erilaisia kotitreeniohjelmia.
• Vaihda työpistettä - yksiössäkin se voi löytyä keittiön pöydän lisäksi lattialta, sohvalta tai sängyltä.
• Järjestele kotisi uudelleen. 
• Syö terveellisesti: testaa uutta reseptiä tai tilaa ruokaa ja tue suosikki ravintolaasi.
• Kohta voi työskennellä parvekkeella tai ulkoilmassa!
• Ota 10min powernapit.
• Käytä ajallinen säästösi (normaali 30min työmatkasi), johonkin mistä saat iloa.
• Kirjoita ylös asioita, joista olet kiitollinen juuri nyt: hitaat aamut ja enemmän aikaa perheen kanssa?
• Kirjoita ylös asioita, joita arvostat normaalissa työarjessasi. Esim. Eikö olekin mahtavaa, että joku keittää kahvit tai käydä lounaspaikkakeskustelua?
• Pidä kiinni tutuista rutiineista.
• Luo uusia rutiineita: voisitko sittenkin aloittaa aamun joogalla, ottaa käyttöön lounaslenkkeilyn tai pitää (video)päiväkirjaa?

Nyt on hyvä pysähtyä ja muistaa, että vaikka käsillä oleva tilanne on haastava, on se vain väliaikainen. Kaikki olemme tässä yhdessä ja pääsemme palaamaan normaaliin arkeen jossain vaiheessa. Tärkeää on olla armollinen muille - ja etenkin itselleen.