Ravintola-ala: nyt jos koska on tärkeää aloittaa henkilöstön optimointi

Henkilöstön optimoinnin perimmäisen tavoite on saavuttaa säästöjä sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä. Perinteisesti optimointia tehdään työvuorosuunnittelun osalta, mutta optimointia voi tehdä myös monin muun tavoin. Kokonaisvaltaisella optimoinnilla kiinnitetään työvuorojen suunnittelun lisäksi huomiota myös työn laatuun: voisiko laatua parantaa kehittämällä esimerkiksi prosesseja, työoloja, järjestelmiä tai työjärjestelyjä? 

Ravintola-ala on käynyt läpi äärimmäisen vaikeita aikoja, kun suhdanne- ja työllisyysnäkymät ovat vain synkentyneet keväästä 2020 saakka. Miten ravintolat pystyisivät taklaamaan vaikeaa tilannetta ja tekemään jopa säästöjä, tekemättä sitä ihmisten kustannuksella? 

Kohti kokonaisvaltaista optimointia 

Varmasti jokaisessa ravintola-alan yrityksessä on vedetty työvuorosuunnittelu viime kuukausina äärimmäisen tiukaksi. Huomiota on kiinnitetty erityisesti tuntitehoihin, jotta kulut pystytään tehokkaasti pitämään ojossa vaikeassa tilanteessa, jossa asiakkaista joudutaan jopa taistelemaan.  

Mutta riittääkö enää pelkkä työvuorosuunnittelu? Tuskin. Nyt on otettava järeämmät keinot käyttöön, jotta ne jyvät eivät erottuisi akanoista ja meillä olisi tulevaisuudessakin ravintola-alan työpaikkoja – sekä myös yleisesti monipuolista ravintolatoimintaa. 

Katse kääntyy työvuorosuunnittelusta kohti laadullista optimointia, jolla parannetaan erityisesti työn sujuvuutta ja henkilöstön hyvinvointia. Laadullisessa optimoinnissa kiinnitetään huomiota muun muassa koulutukseen, hyvinvointiin, osaamiseen, työympäristöön, työvälineisiin sekä siihen, että kaikki organisaation jäsenet tietävät oman vastuualueensa. Lisäksi kiinnitetään huomiota avoimeen kommunikointiin ja henkilökemioihin.   

Miksi optimointi on tärkeää juuri nyt

Ravintola-ala on kokenut kovia viimeisen vuoden aikana: juuri kun saavutettiin hyvää kasvua, pääsimme kokemaan paljon uusia innovatiisivia ravintolakonsepteja, talous lähti kasvuun ja kulutus lisääntyi, tuli maailma väliin. 

Fiksulla suunnittelulla on nyt jos koska paikkansa. Säästetään ja tehdään fiksusti nyt, jotta raivataan tietä tulevalle. Tällä hetkellä kilpaillaan asiakkaista, mutta pian kilpaillaan myös henkilökunnasta: sitten kun aika jälleen koittaa kasvulle, tarve henkilökunnalle saattaa syntyä todella nopeastikin.  

Nyt jos koskaan on aika ottaa työkalupakki esiin, suunnitella ja ennakoida etukäteen, jotta se työ on jo tehty markkinoiden avautuessa.  

Ennakointi, suunnitelmallisuus, rytmitys ja avoin keskustelu työkaluiksi 

Optimoinnissa onnistumisen kulmakivenä ovat tietyt työkalut, joita tulee kuljettaa mukana kaikessa tekemisessä: ennakointi, suunnitelmallisuus, rytmitys ja avoin keskustelu. Näitä työkaluja hyödyntämällä pötkii pitkälle kukin organisaatioon kuuluva henkilö, aina ylimmästä johdosta työntekijöihin. 

Ennakointi

Ravintola-alalla eletään käytännössä aina tulevaisuudessa: myyntiä ennustetaan seuraavan vuoden osalta, työvuoroja suunnitellaan useita viikkoja eteenpäin ja tilaukset suoritetaan jopa useiksi kuukausiksi eteenpäin. Ennakointi kuuluu myös olennaiseksi osaksi optimointia: optimointia tehdään, koska pyritään ennakoimaan hyvissä ajoin tulevaa. 

Suunnitelmallisuus 

Optimointiin ei kuulu hetkessä eläminen tai improvisointi, vaan tarkkojen suunnitelmien teko. Vaikka optimointi tarkoittaisikin parhaan tavan löytämistä kokeilemalla, tulisi perusteet ja suunnitelmat tehdä, jotta kokeilu ei aiheuta esimerkiksi turhaa kustannusten nousua. Suunnitelmallisuus kulkee käsi kädessä ennakoinnin kanssa: ilman ennakointia ei ole suunnitelmallisuutta.  

Rytmitys 

Rytmityksellä tarkoitetaan parhainta tahtia työnteolle: voidaanko työtehtäviä rytmittää, jotta tehdään oikeita asioita, oikeaan aikaan ja oikealla tavalla? Jokainen organisaation jäsen tekee rytmitystä oman työn osalta, jotta kaikki työt tulee tehdyksi. Optimoinnin suhteen rytmityksellä haetaan suunnitelmaa tehdä rytmityspäätöksiä organisaatiosta ylhäältä alaspäin, jotta jokainen organisaatiossa työskentelevä pystyy rytmittämään omaa työtään huolehtimatta kokonaisuuksista. 

Avoin keskustelu 

Optimointi lähtee avoimuudesta. Kaikki optimointiteot lähtevät käyntiin siitä, että organisaatiossa toimii avoin keskustelu: jotta optimointitarpeita vaativia kohteet huomataan, tulee kehityskohteista avoimesta keskustella. Kuitenkaan avoimuus ei pysähdy pelkkään kehityksen aloittamiseen, sillä optimointia tulee tehdä jatkuvasti, jotta organisaatio kehittyy. Tehdyistä kehityksistä tulee myös synnyttää avointa keskustelua: mitä on tehty, toimivatko muutokset, voidaanko tehdä vielä paremmin vai palataanko vanhaan? 

Käynnistä optimointitoimenpiteesi nyt 

Kokosimme muutamia vinkkejä erilaisista keinoista, joiden avullla voit käynnistää optimoinnin jo tänään! 

1. Tarkkaile ajankäyttöäsi

Mittaa, kuinka kauan käytät päivässä, viikossa tai kuukaudessa aikaa työvuorosuunnitteluun tai tietyn toistuvan tehtävän suorittamiseen. Mittaa myös se, kuinka paljon suunnittelussa tai tehtävässä tulee keskeytyksiä. Mikä on ajankäytön keskiarvo? Voisiko keskeytyksiä ennalta-ehkäistä jotenkin? Miten todellinen ajankäyttö eroaa budjetoidusta?  

2. Varaudu poikkeuksiin
Ovatko sairauslomat kasvussa? Käy avointa keskustelua henkilöstösi kanssa ja kiinnitä huomioita erilaisiin työhyvinvointia parantaviin toimiin. Sairauslomat voivat romuttaa huolellakin tehdyt suunnitelmat. Erilaisilla resursoinnin palveluilla täytät kuitenkin tarvittaessa äkillisestikin syntyvät työvoimapulat.  

3. Hyödynnä tarvittaessa ulkopuolista rekrytointia

Hoidatko itse kaikki rekrytointiprosessit yritykseen? Ulkoistamalla rekrytoinnin voit löytää todella rautaisia ammattilaisia lähes toimitettuna suoraan ravintolasi etuovelle. Rekrytoinnin ulkoistus tuo yritykseesi joustavuutta ja työaikasäästöjä.  

4. Miten hyödynnät dataa? 

Onko sinulla olemassa hyödyntämätöntä dataa liiketoiminnastasi, esimerkiksi aukioloajoista tai lounasajoista vai perustuuko kellonajat mututuntumaan? Älä pelkää johtaa ravintolaa tiedolla, sillä sen avulla voit tehdä suuriakin säästötoimenpiteitä.  

5. Oletko jo yhdenmukaistanut osaamista?

Onko yrityksessäsi kaikilla työntekijöillä eri tittelit ja jopa siiloutunutta osaamista? Mitäs jos sen sijaan, että jokaisella on oma niche-osaaminen hallussa, päivittäisit koko henkilöstön osaamisen, ja jatkossa kaikki työntekijät voivat tehdä useampaa työtehtävää?   

6. Harkitse passiivisen myynnin lisäämistä 

Pystytkö kehittämään liiketoimintaasi passiivisen myynnin tai verkkokaupan avulla?   

7. Älä tee kaikkea itse

Nykyään voi ulkoistaa lähes mitä tahansa palvelua. Oli kyse sitten siivouspalveluista, henkilöstön kouluttamisesta tai jopa oman ravintolan viinilistan suunnittelusta. Kaikki itse tehtynä ei välttämättä tuo pitkän aikavälin säästöjä.  

Kiinnostaako henkilöstön optimointi laajemmin? Lataa henkilöstön optimoinnin opas!