Etätyö jatkuu (ja jatkuu ja jatkuu) – miten tiimistä luodaan yksikkö etänä?

Uskomatonta mutta totta: moni tietotyöläinen on työskennellyt koronakriisin takia kotitoimistolta jo vuoden ajan. Monille etätyö myös jää pysyväksi osaksi työntekoa: iso osa ihmisistä pitää etätöistä ja monille toimistoon palaaminen viideksi päiväksi viikoksi on suorastaan kauhistuttava ajatus.

Baronan helmikuussa 2021 julkaiseman Suuren työelämätutkimuksen mukaan etätyötä osittain tai täysaikaisesti tehneistä peräti puolet (49 %) kokee tehneensä aiempaa pidempiä työpäiviä, mutta tästä huolimatta he ovat vähemmän kuormittuneita ja nauttivat paremmasta työrauhasta sekä mielekkäämmästä työstä. Etätyötä tehneet kokevat muun muassa nukkuneensa paremmin, työnteon helpottuneen ja saavansa huomattavasti enemmän aikaan kuin läsnätyössä olleet.

Etätyö on tullut jäädäkseen

Siinä missä etätöissä on paljon hyvää, monet kaipaavat työkavereita ja keskusteluita heidän kanssaan niin työasioiden kuin vapaa-ajan asioiden parissa. Puhutaan jopa etätyöyksinäisyydestä.

Sosiaalisuuden puute ja yksinäisyys saatetaan monissa paikoissa yhä edelleen nähdä väliaikaisena, yksilöitä koskettavana ongelmana, joka loppuu pian. Nyt on kuitenkin viimeistään aika herätä. Paluuta entiseen ei enää ole. Mitä nopeammin hyväksytään, että etätyö on tullut jäädäkseen, sitä nopeammin yritykset voivat alkaa miettiä keinoja, joilla varmistetaan tiimin yhtenäisyys ja yhteinen kulttuuri uudessa työnteon mallissa, johon oleellisena osana kuuluu lisääntynyt etätyö.

Koheesio tiimin liimana

Tärkeä osa tiimityöskentelyä ja ryhmätoimintaa on koheesio eli ryhmän kiinteys. Kiinteä tiimi on sellainen, jossa tiimin jäsenet tuntevat yhteenkuuluvuutta eli tiimiläisillä on tunne, että he ovat osa jotakin. Koheesio on tärkeä, tiimiä ylläpitävä aines.

Kiinteän tiimin jäsenet viihtyvät töissä paremmin ja ovat todennäköisesti halukkaampia jatkamaan pidempään ja antamaan itsestään enemmän kuin tiimissä, jossa ei ole koheesiota. Koheesiolla on siis positiivinen vaikutus paitsi yksilöiden hyvinvointiin myös suoraan organisaation tuottavuuteen.

Koheesion puute taas johtaa onnettomiin työtekijöihin, heikkoihin työsuoristukseen ja suurempaan vaihtuvuuteen. Hiljainen tieto on työyhteisön kantava voima.

Miten ylläpitää tiimin koheesiota etätyössä?

Monilla yrityksillä onkin jo korona-aikana otettu ihailtavan rivakalla tahdilla käyttöön erilaisia työkaluja ja tapoja rakentaa tiimin koheesiota.

Tiettyjä, jo olemassa olleita rutiineja voi ja tulee jatkaa myös etätyön aikana. Viikko- ja kuukausipalaverit ovat tärkeitä paitsi tiedonjaon näkökulmasta, myös jotta työnteossa säilyvät tietyt työntekoa rytmittävät rutiinit.

Virtuaalitapaamiset työkavereiden kesken on hyvä tapa jakaa ilon- ja huolenaiheet. Työasioiden lisäksi myös vapaa-ajan asioiden jakaminen työkavereiden kesken on tärkeää, koska se edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta. Työkaverista voi oppia jotakin uutta ja löytää samankaltaisuuksia, jotka tukevat koheesiota. Vapaamuotoiset virtuaalikahvittelut ja vaikka jumppahetket tuovat ihmiset yhteen.

Selkeät roolit ja avoin tiedonjako ovat tärkeitä koheesion rakennuspalikoita

Tiimien sisäinen tiedonjako on tunnetusti hankalaa toimisto-oloissakin, saati sitten etätyöaikana. Tiimin koheesiota tukee se, että jokaisen tiimiläisen rooli on selkeä ja tiimiläisillä on käsitys siitä, mitä kanssatiimiläiset tekevät ja millaista osaamista ja tietoa heiltä löytyy.

Etätyöskentelyn aikana tiimiläisten erilaisia työtehtäviä kannattaa tuoda entistä enemmän ja selkeämmin esille, jotta ei synny roolikonflikteja. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun tiimissä aloittaa uusia henkilöitä.

Yhtenä keinona voi olla päävastuualueiden ja osaamisen listaaminen. Jokainen tiimiläinen voi aika ajoin päivittää listausta tarpeen mukaan. Listaus paitsi lisää läpinäkyvyyttä tiimin osaamisesta, olemassa olevasta listasta on myös helppo löytää oikea henkilö, jolta kysyä apua. Työkaverin tietoa ja osaamista kannattaa hyödyntää sen sijaan, että uutta tietoa lähtee etsimään tai taitoa opettelemaan itse. Yhteistyö lisää edelleen koheesiota ja aikaa säästyy, kun osaaminen löytyy jo valmiina.

Osaamisen lisäksi läpinäkyvyyttä tarvitaan myös konkreettisten työtehtävien kanssa. Esimerkiksi Teamsiin voidaan rakentaa listaus, minkälaisten tehtävien parissa kukin työskentelee tulevan työviikon aikana. Samalla kun listaus auttaa ymmärtämään mitä muut tekevät, myös oman päivän tavoitteet ovat selkeästi ja konkreettisesti näkyvissä.

Teknologia auttaa, mutta ei ratkaise etätyön haasteita

Tärkeimmät koheesiota tuottavat tekijät ovat ehdottomasti viestintä ja vuorovaikutus. Vuorovaikutuksen avulla voidaan viestittää sitä, että tiimiläisistä huolehditaan ja se synnyttää luottamusta tiimiläisten välille. Asioista viestiminen on tärkeää, koska tietämättömyys voi aiheuttaa sen, että tiimiläinen tuntee itsensä etätyössä ulkopuoliseksi. Tehokkaalla viestinnällä ja vuorovaikutuksella voidaan rakentaa luottamusta sekä tiimiläisten välille että esihenkilön ja työntekijän välille.

Viestinnässä ja vuorovaikutuksessa teknologialla on suuri rooli: teamsit, slackit ja zoomit ovat viimeisen vuoden aikana tulleet tutuksi monelle sellaisellekin henkilölle, joka ei niiden kanssa aiemmin ollut työskennellyt. Etätyöaikana monien digitaaliset taidot ovatkin varmasti kohentuneet, kun käyttöön on otettu uusia työkaluja.

Siinä missä teknologia tarjoaa työkalut, tulee työ vuorovaikutuksen ylläpitämiseksi tehdä itse. Koska päivittäisiä kohtaamisia toimistossa ei enää ole, täytyy vuorovaikutus suunnitella. Erityisesti esihenkilöiden on hyvä panostaa kuulumisten kyselyyn, koska tästä tulee tunne, että työntekijästä pidetään huolta.

Tiimin koheesion sekä luottamuksen kannalta viestiä kannattaa ennemmin liikaa, kuin liian vähän. Moni kuitenkin tuskastelee infoähkyn kourissa, kun informaatiota tulee joka tuutista niin työpaikalla kuin vapaa-ajallakin, jonka takia kaikkea tietoa ei pystytä prosessoimaan. Tiimiläisten kesken voi olla hyvä keskustella siitä, miten tiimiläiset itse haluaisivat tiedonkulun hoidettavan, jotta määrä pysyy kontrollissa.

Hyvä keino tehdä virtuaalivuorovaikutuksesta runsaampaa on esimerkiksi laittamalla palaverin yhteydessä videokuva päälle. Tällä tavoin tiimiläiset näkevä toistensa kasvonilmeet ja jokaisen tiimiläisten mukaan ottaminen keskusteluun helpottuu.

Kun vuorovaikuts suunnitellaan ja toteutetaan hyvin, luottamusta voidaan rakentaa ja ylläpitää virtuaalisesti samalla tavoin kuin kasvokkaisessa vuorovaikutuksessa.

Etänä voi (ja pitää) myös juhlia

Ylläpitäkää tiiminne me-henkeä juhlistamalla saavutuksianne! Pitäkää esimerkiksi kerran viikossa virtuaalihetki, jonka aikana juhlistatte saavutettuja tavoitteitanne. Myös pienten onnistumisten juhlistaminen edistää tiimihenkeä.

Monet tiimit järjestävät toimintaa myös vapaa-ajalla. Nyt toiminnan järjestäminen on kuitenkin poissuljettu, joten miksi ette järjestäisi tiiminne kanssa etäafterworkit työpäivän päätteeksi? Tämä on loistava tilaisuus heittää vapaalle ja edistää tiimin koheesiota.

Myös esimerkiksi juhlien järjestäminen etänä onnistuu, kunhan juhlat suunnitellaan oikein. Koska vapaa jutustelu on etänä haastavampaa, kannattaa juhlissa olla valmiiksi muutakin sisältöä. Erilaiset tietovisat js kyselykierrokset, jossa kaikki saavat vuorotellen puheenvuoron ovat hyviä etäjuhlien ohjelmanumeroita.

Panosta koheesioon nyt, ennen kuin on liian myöhäistä

Koheesiota syntyy toimisto-oloissa luontaisesti, kun ihmiset tutustuvat toisiinsa ja tekevät töitä yhdessä samoissa tiloissa. Koheesiota on vaikeampaa luoda ja ylläpitää etätyössä, mutta samanaikaisesti koheesion merkitys korostuu aikana, jolloin iso osa työntekijöistä työskentelee etänä. Tästä syystä tiimin työskentelyyn ja koheesion ylläpitämiseen kannattaa panostaa erityisen paljon juuri nyt.

Vaikka vuorovaikutus ja sitä kautta parempi koheesio vaatikin suunnitelmallisuutta, loppujen lopuksi koheesiota voidaan parantaa hyvin pienillä asioilla: panostamalla vuorovaikutukseen ja viestintään ja vaikka vain laittamalla videokuva päälle palaverissa.

Kannattaa käyttää mielikuvitusta ja löytää omalle tiimille parhaimmat työskentelytavat etätyöskentelyyn. On myös hyvä muistaa, että koheesion rakentaminen ja ylläpitäminen vaatii aikaa ja osallistumista jokaiselta tiimiläiseltä.
 

Onko yrityksessänne tarvetta HR-osaamiselle? Kauttamme saat ammattitaitoisen HR-konsultin vahvistamaan yrityksenne osaamista kokopäiväisesti tai osa-aikaisesti. Lue lisää HR-konsultoinnista »