Logistiikkapäällikkö, älä turhaan ole yksin – ulkoistus on järkevämpää kuin luulet

Samuli Laukka 13.6.2022

Baronan työntekijöitä varastolla

Logistiikkapäällikkö, tunnetko olevasi yksin? Et ole ainoa. Baronan logistiikkatoimialalla on huomattu, että logistiikkapäälliköiden työssä on hurjasti vaatimuksia ja tehtäviä, joiden hoitaminen ajallaan on hankalaa.

– On tullut monta kertaa kuultua, kuinka logistiikkapäällikkö harmittelee, että pitäisi logistiikan ammattitaidon lisäksi olla kaikenlaista osaamista liiketoiminnan kehityksestä, taloushallinnosta ja vaikka lainsäädännöstä, mutta asioita ei mitenkään ehdi pitää ruodussa tavallisen työajan puitteissa, kertoo asiakkuuspäällikkönä Baronalla työskentelevä Matti Palojoki.

– Sellainen on vaikea tilanne. Ei mikään ihme, jos ahdistaa, kun kädet ovat täynnä lankoja, joita ei kuitenkaan ehdi vedellä siihen tahtiin kuin haluaa.

Myös henkilöstöasiat vievät luonnollisesti paljon aikaa. Rekrytoinnit, perehdytykset, sairaslomat, koulutukset… Varsinaiseen logistiikkatoiminnan kehittämiseen on harvoin riittävän hyviä mahdollisuuksia, kun suuri osa ajasta menee arjen rutiinien hoitamiseen. 

– Siksi toivoisin kovasti, että saisimme muutettua logistiikkapäälliköiden ajatuksia ulkoistamisen mahdollisuuksista. Kyllähän se monen mielikuva edelleen on, että ulkoistaminen on paholaisesta seuraava paha. Pitäisi vain tietää, että kumpaan suuntaan, Palojoki naurahtaa.

Kokemus sen kertoo – luvassa hyötyjä ja uusia oppeja 

Logistiikkapäällikkönä aiemmin toiminut Sami Vilkki työskentelee nykyään Matti Palojoen tavoin Baronan asiakkuuspäällikkönä. Hän on edellisessä työssään ollut ulkoistamassa varaston toimintaa ja muistaa hyvin, miltä koko asia tuntui ja miltä se näytti logistiikkapäällikön silmin. 

– Koetimme tehdä aluksi tarvittavat asiat ihan itse, mutta kun lopulta muutimme mieltä ja valitsimme kumppanin, huomasin kuinka aikaa jäi juuri niihin asioihin, jotka kehittivät varastossa tehtävää työtä ja sen tuloksia, Vilkki sanoo.

Vilkki ei suostu lupaamaan, että ulkoistaminen olisi koskaan helppo projekti, mutta onneksi ei ole lainkaan harvinaista, että myös henkilöstö olisi lopulta tyytyväinen ulkoistamisen tuloksiin.

– Ulkoistamisen hyötyjä ei ole ikinä helppo vakuuttaa heille, joiden työ ulkoistetaan. Työn tekemiseen tulee silloin suuri muutos, ja vain harva innostuu sellaisesta. On kuitenkin ihan tavallista, että vanhoina työntekijöinä kumppanille siirtyvät työntekijät huomaavat, miten jouhevasti tai oikeastaan jouhevammin kaikki toimii niin HR-asioissa kuin varsinaisissa työtehtävissäkin.

Miten ulkoistaminen näkyy logistiikkapäällikön työssä? 

Logistiikkapäällikön työssä ulkoistaminen näkyy parhaiten siinä, että henkilöstöasioihin ei tarvitse käyttää aikaa enää ollenkaan tai ulkoistuksesta riippuen korkeintaan vähän. Ja kun operatiivista työtä ei tarvitse johtaa vaan voi asiakkaan ominaisuudessa ilmoittaa ulkoistuskumppanille, kuinka monta riviä tarvitaan ja milloin, jää kumppanin vastuulle varmistua, että työt tulevat tehdyksi.

– Se muuttaa logistiikkapäällikön työn selvästi kehittäjäksi. Yrityksen logistiikkaan liittyvä suunnittelu- ja kehitystyöhön on heti paremmat mahdollisuudet, kun logistiikkapäällikön aikaa vapautuu rutiineista, kertoo Sami Törmä

Myös Törmä työskentelee Baronalla ulkoistuksen asiakkuuspäällikkönä. Hän on ehtinyt nähdä urallaan läheltä, miten ulkoistaminen on ratkaissut logistiikan ongelmia parhain päin. 

– Jos asiakas päättää, että aloitetaanpa tänään muuten ilmaiset kotiinkuljetukset, niin logistiikkapäällikölle se on vain yksi puhelinsoitto meille, ja asia on ratkaistu. Meillä on resurssit, rekrytointikanavat, perehdytykset ja koulutukset kunnossa, joten hetkisen kuluttua varastossa on oikea määrä tekijöitä vastaamaan tarpeeseen. Samaan aikaan logistiikkapäällikkö itse keskittyy yrityksen ydintoiminnan vaatimuksiin ja korkeintaan integroidun tietojärjestelmän avulla seuraa, että työn tehokkuus on sitä mitä pitääkin, Törmä sanoo. 

– Asiakkaan varsinaista toimintaa on aina jokin muu asia kuin varaston logistiikka. Meille se ei kuitenkaan ole tukitoiminto vaan ydinbisnestä. Kun on kaksi kumppania, jotka keskittyvät omaan parhaaseen osaamiseensa, yhteistyön hyödyt tulevat parhaalla mahdollisella tavalla esiin. 

Selvittäminen kannattaa – eikä se ole lainkaan vaikeaa

Ulkoistamisen aloittaminen on yleensä prosessi, joka ottaa aikaa. Ulkoistaminen on tärkeää suunnitella perusteellisesti, mutta suunnittelussa ei tarvitse hypätä heti syvään päähän.

– Ulkoistamista voi alkaa selvittää hyvin matalalla kynnyksellä, Matti Palojoki sanoo. 

– Keskusteluja, tapaamisia ja sparrailua on helppo järjestää myös meidän tai muiden kumppaniehdokkaiden kanssa. Hyvän kumppanin tunnistaa siinä, miten rehellinen jalat maassa -asenne keskusteluissa on. Ulkoistusten suunnittelussa perusteltu lopputulos voi aivan hyvin olla, että asiakas ei ulkoistamalla saa sellaisia hyötyjä, että se kannattaisi.

Usein hyötyjä kuitenkin löytyy. Kun toimii niin monenlaisten asiakkaiden kanssa kuin Barona, eri alojen parhaat käytännöt ja opit löytävät tiensä myös asiakkaiden varastoihin. 

– Meillä on paljon kokemusta siitä, miten logistiikka-alan parhaat käytännöt tuodaan osaksi asiakkaidemme varastojen toimintaa, ja lisäksi voimme tukea koko organisaatiota muillakin tavoin. Ulkoistuksissa se näkyy siinä, että meillä on esimerkiksi koulutuksia ja työkyvyn ohjaamista todella laajalla rintamalla, näkee Sami Vilkki. 

– Me emme tarjoa Amerikan-ihmeitä vaan kovaa ammattitaitoa ja rehellistä näkemystä. Olemme joustava kumppani, joka ottaa kopin henkilöstön hallinnasta ja varaston operatiivisesta toiminnasta, ja tarjoamme läpinäkyvän integraation meidän tietojärjestelmiimme. Lopputuloksena on toimiva yhteistyö, jossa asiakkaalla jää enemmän aikaa ydintoiminnalleen. Kyllä sellaista mahdollisuutta kannattaa selvittää.

Logistiikan ulkoistus
Logistiikan ulkoistusEnemmän joustoa, vähemmän kustannuksia ja luotettava kumppanuus? Barona on ratkaisu.Lue ulkoistuksesta